Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Warum sich die Integration ins ERP doppelt auszahlt

In einer Zeit, in der Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Transparenz im Arbeitsalltag immer wichtiger werden, kommt der digitalen Zeiterfassung eine zentrale Rolle zu. Gerade im industriellen Umfeld, bei projektgetriebener Fertigung oder im Servicegeschäft mit mobilen Teams ist die klassische Stempeluhr längst Geschichte.

Unternehmen, die heute in ein Zeiterfassungssystem investieren, stehen vor der Frage: Standalone-Lösung oder integriertes ERP-System?

Dieser Beitrag beleuchtet, warum sich die vollständige Integration eines Zeiterfassungssystems in das ERP – insbesondere in Microsoft Dynamics 365 Business Central – doppelt lohnt und welche konkreten Vorteile sich daraus für Schweizer KMU ergeben. Zudem wird aufgezeigt, wie unser integriertes System Unternehmen konkret entlastet, welche Module verfügbar sind, welche Arbeitszeitmodelle unterstützt werden und wie es in bestehende Prozesse eingebettet werden kann.

Die Herausforderungen klassischer Zeiterfassungssysteme

Viele Unternehmen setzen noch immer auf getrennte Systeme für Zeiterfassung und ERP. Das führt zu:

• Datensilos: Arbeitszeiten müssen manuell übertragen oder via Schnittstellen synchronisiert werden.

• Fehleranfälligkeit: Doppelerfassung, Systembrücken und Medienbrüche erzeugen Fehlerquellen.

• Hoher Administrationsaufwand: HR, Lohnbuchhaltung und Projektverantwortliche verbringen viel Zeit mit Kontrolle, Exporten und Korrekturen.

• Intransparenz: Keine Live-Reports, keine direkte Verbindung zu Projekten, Budgets oder Kostenstellen.

• Limitierte Flexibilität: Oft fehlen spezifische Funktionen für Branchen wie Service, Produktion oder HLK.

Kurz gesagt: klassische Systeme erfassen zwar Zeiten, liefern aber wenig Mehrwert für die operative und strategische Steuerung des Unternehmens.

Die Lösung: Ein vollständig integriertes Zeiterfassungssystem

Ein modernes Zeiterfassungssystem, das direkt im ERP eingebettet ist, bietet eine Reihe entscheidender Vorteile:

1. Echte Live-Daten – ohne Schnittstelle

Alle Zeiterfassungen fliessen direkt ins ERP. Projektzeiten, Serviceeinsätze, Ferien, Abwesenheiten und Überstunden sind in Echtzeit verknüpft mit:

• der Lohnbuchhaltung

• den Projektbudgets

• der Fakturierung

• der Ressourcenplanung

• der Leistungsauswertung (inkl. Power BI)

Somit entfallen sämtliche Schnittstellen-Fehler oder Doppeleingaben. Alle Zeiten sind sofort verfügbar – für Auswertungen, Genehmigungsprozesse und Lohnläufe.

2. Mobil, intuitiv und dezentral nutzbar

Egal ob Monteur auf der Baustelle, Konstrukteur im Homeoffice oder Servicetechniker beim Kunden: die Zeiterfassung erfolgt per App – auch offline. Die Daten werden automatisch ins ERP synchronisiert, sobald eine Verbindung besteht.

Das bedeutet:

• Mobile Zeiterfassung via Smartphone, Tablet oder Webbrowser

• Offline-Modus für Arbeiten ohne Internet

• Projekt-, Auftrag- und Tätigkeitsauswahl direkt am Gerät

• Erfassung von Pausen, Spesen, Notizen und Materialeinsätzen

3. Automatische Lohnabrechnung inklusive

Erfasste Zeiten, Pausen, Feiertage, Zulagen, Überstunden, Schichtmodelle und Abwesenheiten fliessen automatisch in die vorbereitete Lohnabrechnung ein. Das reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit in der HR-Abteilung.

• Automatische Übergabe aller relevanten Zeitwerte an die Lohnbuchhaltung

• Unterstützung sämtlicher Lohnarten, Zuschläge, Zeitkonten

• Monats- und Stundenlöhne, Kurzarbeit, Nacht-/Sonntagsarbeit

• Integration in Swissdec für die elektronische Lohnmeldung (ELM)

4. Projektcontrolling in Echtzeit

Projektleiter sehen live:

• Wie viel Zeit auf welchem Auftrag erfasst wurde

• Welche Mitarbeitenden an welchen Aufgaben arbeiten

• Ob Budgets eingehalten werden

• Wo es Abweichungen gibt und wie diese frühzeitig erkannt werden

So wird jede Stunde zur verwertbaren Information – auch für Nachkalkulation, Deckungsbeitragsrechnung und Abrechnung gegenüber Kunden.

5. Abwesenheiten und Ferien – einfach geregelt

Die integrierte Lösung bietet ein vollständiges Abwesenheitsmanagement:

• Digitale Ferienanträge inkl. Genehmigungsworkflow

• Übersicht über Gleitzeit, Krankheit, Weiterbildung, Militär, Mutterschaft etc.

• Automatische Berechnung von Restferien, Übertrag, Feiertagen

• Optional mit Mitarbeiter-Portal oder Führungskräfte-Dashboard

6. Compliance und Rechtssicherheit

Die integrierte Zeiterfassung entspricht den Schweizer Arbeitszeitgesetzen (OR, ArG) und kann jederzeit ausgewertet und für Audits oder externe Prüfungen verwendet werden. Auch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle (flexibel, Gleitzeit, Teilzeit) werden sauber abgebildet:

• Lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten

• Einhaltung gesetzlicher Pausenvorgaben

• Überwachung der wöchentlichen Höchstarbeitszeiten

• Exportfunktionen für Revisoren, HR-Partner und Behörden

7. Benutzerfreundlichkeit, die begeistert

Die Nutzer erfassen ihre Zeiten im gleichen System, in dem sie auch auf Dokumente zugreifen, Projekte pflegen oder E-Mails schreiben. Das reduziert Schulungsaufwand, erhöht die Akzeptanz – und beschleunigt die Einführung erheblich.

• Einheitliche Oberfläche für alle Mitarbeitenden

• Kurze Schulungszeit, intuitive Bedienung

• Sprache DE/FR/IT/EN frei wählbar

• Rollenspezifische Rechte & Ansichten

Branchen im Fokus: Für wen eignet sich unsere Lösung besonders?

Unsere integrierte Lösung zeigt ihre Stärken insbesondere in:

• Maschinenbau und Anlagenbau

• HLK-Unternehmen und Gebäudetechnik

• Bau- und Projektfertigungsunternehmen

• Service- und Wartungsbetrieben

• Agenturen, Ingenieurbüros, Planungsunternehmen

Warum? Weil hier mobile Teams, projektbezogene Arbeiten, Schichtmodelle und hohe administrative Komplexität zusammentreffen. Genau da greifen unsere Module perfekt ineinander.

Module unserer Lösung im Überblick

Modul	Nutzen
Zeiterfassung (digital)	Live-Daten, mobil erfassbar, offlinefähig
Projektzeitmodul	Zeitaufschreibung direkt auf Projekte & Phasen
Lohnintegration	Automatische Lohnabrechnung mit ELM-Schnittstelle
Abwesenheitsverwaltung	Digitale Ferienplanung, Übersicht & Genehmigung
Schichtmodelle	Unterstützung flexibler Arbeitszeitmodelle
Spesen & Zulagen	Direkte Erfassung & automatische Prüfung
Power BI Anbindung	Live-Auswertung aller Zeitdaten mit KPIs
Dashboard für Führungskräfte	Überblick pro Team, Standort oder Mitarbeiter

Fazit: Wer Zeit spart, gewinnt Kontrolle

Zeiterfassung ist mehr als ein Pflichtprozess. Richtig umgesetzt wird sie zum strategischen Hebel für Transparenz, Fairness und Wirtschaftlichkeit.

Ein integriertes ERP-System mit Zeiterfassung ist kein Nice-to-have – sondern ein Muss für zukunftsorientierte Unternehmen.

Gerade wenn Sie projektorientiert arbeiten, Serviceeinsätze haben oder mobil unterwegs sind, bietet die vollumfängliche Integration enorme Vorteile: weniger Aufwand, mehr Datenqualität, bessere Planung – und zufriedene Mitarbeitende.

Unsere Lösung basiert auf einem der leistungsstärksten ERP-Systeme für Schweizer KMU und ist sofort einsatzbereit – modular, skalierbar und 100 % gesetzeskonform.

Jetzt ist der richtige Moment, Ihre Zeiterfassung auf das nächste Level zu heben – als Teil einer durchgängigen Unternehmensplattform.