ERP für Ingenieurbüros in der Schweiz – Wie Sie Ihre Projekte, Ressourcen und Kosten im Griff behalten

Die neuen Herausforderungen der Ingenieurbüros

Digitale Transformation, Fachkräftemangel, steigende Kundenanforderungen und Kostendruck – Schweizer Ingenieurbüros stehen vor einem tiefgreifenden Wandel. Während technische Expertise seit jeher das Fundament ist, entscheidet heute zunehmend die digitale Effizienz über Erfolg oder Stagnation.

Viele Ingenieurbüros kämpfen mit ineffizienten Prozessen: Mehrere Systeme, unklare Datenflüsse, manuelle Kalkulationen, unübersichtliche Projektstrukturen. Was früher funktionierte, wird heute zum Risiko – denn Projektkomplexität, Reportingpflichten und Kundenanforderungen steigen stetig.

Ein modernes ERP-System für Ingenieurbüros kann hier den Unterschied machen. Es schafft Transparenz, Kontrolle und Automatisierung – und ermöglicht es Ihnen, Projekte profitabler, strukturierter und vorausschauender zu steuern.

Die Realität vieler Ingenieurbüros

1.1 Insel-Lösungen bremsen den Alltag

Viele Ingenieurbüros nutzen eine Mischung aus Excel, Buchhaltungssoftware und Projekttools. Das führt zu:

• Doppelerfassungen und Übertragungsfehlern

• Fehlender Transparenz über Projektfortschritt

• Zeitverlust durch manuelle Abläufe

• unklaren Zahlen in der Geschäftsleitung

Diese fragmentierte IT-Landschaft verursacht täglich versteckte Kosten – und verhindert effiziente Entscheidungen.

1.2 Fehlende Projekttransparenz

Wer nicht jederzeit weiss, wo das Projekt steht, kann kaum proaktiv steuern. Gerade Ingenieurbüros mit vielen parallelen Projekten verlieren oft den Überblick über:

• laufende Stunden und Budgets

• Ressourcenverfügbarkeit

• Zusatzaufträge oder Änderungen

• Nachkalkulation und Rentabilität

1.3 Der Druck wächst

Zertifizierungen, ESG-Reporting, Nachhaltigkeitsvorgaben und BIM-Standards (Building Information Modeling) sind längst Teil des Tagesgeschäfts. Hinzu kommen Fachkräftemangel und steigender Preisdruck.

Die Folge: Unternehmen müssen ihre Effizienz steigern, ohne Qualität einzubüssen.

Warum ein ERP-System für Ingenieurbüros unverzichtbar ist

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) bündelt alle Unternehmensprozesse – vom Projektmanagement über Finanzen, Ressourcenplanung und Einkauf bis zur Zeiterfassung.

Für Ingenieurbüros heisst das konkret:

• Alle Daten an einem Ort – keine doppelten Einträge mehr

• Projekte in Echtzeit verfolgen

• Ressourcen optimal planen

• Kosten, Budgets und Margen jederzeit im Blick behalten

2.1 Einheitliche Datenbasis

Ein ERP-System schafft eine gemeinsame Quelle der Wahrheit. Ob Geschäftsleitung, Projektleitung oder Buchhaltung – alle arbeiten mit denselben Daten. So lassen sich Entscheidungen auf Fakten statt auf Vermutungen treffen.

2.2 Ressourcenplanung auf Knopfdruck

Ingenieurbüros leben von ihren Köpfen. Ein ERP-System zeigt,

• wer wann verfügbar ist,

• welche Skills benötigt werden,

• und wie Auslastung und Produktivität optimiert werden können.

Das Ergebnis: bessere Projektplanung, zufriedene Mitarbeitende und weniger Leerlauf.

2.3 Effizientes Projektcontrolling

Budgetabweichungen werden früh sichtbar. Projektleiter:innen erkennen sofort, wenn Stunden, Spesen oder Materialkosten über dem Plan liegen – und können reagieren, bevor Verluste entstehen.

2.4 Vollständige Nachkalkulation

Ein modernes ERP ermöglicht die präzise Nachkalkulation jedes Projekts. So erkennen Sie, welche Aufträge profitabel sind und wo Optimierungspotenzial liegt.

2.5 Integration in bestehende Microsoft-Welt

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-Grundlage profitieren Ingenieurbüros von nahtloser Integration in Tools wie Outlook, Excel, Teams und Power BI.Das System fügt sich in den gewohnten Arbeitsalltag ein – und macht Digitalisierung einfach, nicht kompliziert.

Typische Schwachstellen im Ingenieurbüro – und wie ein ERP sie löst

Problem	Auswirkung	Lösung mit Business Central
Keine einheitliche Projektübersicht	Fehlende Kontrolle über Termine und Kosten	Zentrale Projektverwaltung mit Echtzeit-Status
Manuelle Zeiterfassung in Excel	Fehler, fehlende Nachvollziehbarkeit	Integrierte Zeit- und Spesenbuchung
Schwierige Ressourcenplanung	Überlastung oder Leerlauf	Kapazitätsplanung mit Kalender- und Skill-Ansicht
Kein Projektcontrolling	Unklare Margen	Budget-, Ist- und Nachkalkulation automatisch
Kein Überblick über Rechnungen	Liquiditätsrisiko	Automatisierte Rechnungsstellung & Mahnwesen
Daten in verschiedenen Systemen	Ineffizienz	Integration von CAD, BIM, Outlook, Power BI

Digitalisierung richtig umsetzen – Schritt für Schritt

Schritt 1: Prozessanalyse

Bevor Software ins Spiel kommt, steht die Analyse. Welche Abläufe funktionieren, wo bestehen Lücken? Ein guter Partner hilft, die bestehenden Prozesse zu verstehen – und auf ein digitales Fundament zu übertragen.

Schritt 2: Systemauswahl

Ingenieurbüros brauchen eine Lösung, die projektorientiert, flexibel und erweiterbar ist. Microsoft Dynamics 365 Business Central erfüllt diese Kriterien und ist speziell für den Schweizer Markt lokalisiert.

Schritt 3: Einführung & Schulung

Ein ERP-Projekt ist mehr als Technik. Mitarbeitende müssen verstehen, warum sich Prozesse ändern – und wie das System ihnen die Arbeit erleichtert. Trainings, Workshops und Pilotprojekte helfen, Akzeptanz aufzubauen.

Schritt 4: Betrieb & Weiterentwicklung

Nach dem Go-Live beginnt die eigentliche Arbeit: Prozesse optimieren, Dashboards anpassen, neue Module integrieren (z. B. mobile Zeiterfassung, DMS oder KI-gestützte Auswertungen).

Wichtige Funktionen für Ingenieurbüros im ERP

5.1 Projektmanagement

• Strukturierung in Haupt- und Teilprojekte

• Budgetierung und Fortschrittskontrolle

• Automatische Kosten- und Zeiterfassung

• Projektstatus auf Knopfdruck

5.2 Ressourcenplanung

• Visualisierung der Auslastung

• Kapazitätsplanung nach Skill und Projektphase

• Forecast-Funktion für kommende Aufträge

5.3 Zeit- und Spesenerfassung

• Web- oder App-basiert, auch mobil

• Direkte Verknüpfung mit Projekten und Kostenstellen

• Automatische Abrechnung in der Buchhaltung

5.4 Controlling & Reporting

• KPI-Dashboards mit Power BI

• Budgetabweichungen in Echtzeit

• Standardberichte für Geschäftsleitung und Projektleitung

5.5 Dokumentenmanagement

• Projektdokumente zentral ablegen

• Versionierung und Zugriffskontrolle

• Integration mit SharePoint / OneDrive

5.6 Rechnungswesen & Fakturierung

• Automatische Rechnungserstellung nach Projektfortschritt

• Mehrstufige Genehmigungsprozesse

• Umsatz-, Kosten- und Margenauswertung pro Projekt

Vorteile für Schweizer Ingenieurbüros

Swiss Localization

Business Central ist vollständig an Schweizer Gesetze und MwSt-Vorgaben angepasst – ideal für Treuhand, Buchhaltung und Reporting.

Mehrsprachigkeit

Deutsch, Französisch und Italienisch – perfekt für Ingenieurbüros, die überregional tätig sind.

Erweiterbarkeit

Schnittstellen zu CAD, BIM, DMS, Zeiterfassung, Power BI oder Projektmanagementtools machen das System flexibel.

Datenschutz & Hosting

Die Cloud-Infrastruktur erfüllt höchste Schweizer und europäische Sicherheitsstandards (Microsoft Datacenter Zürich / Genf).

Zukunftssichere Digitalisierung für Ingenieurbüros

KI & Automatisierung

Künstliche Intelligenz kann heute Projektzeiten analysieren, Muster erkennen und Vorschläge zur Effizienzsteigerung liefern.Dynamics 365 Copilot wird in Zukunft noch stärker in Business Central integriert – ein Vorteil, den Sie früh nutzen sollten.

Nachhaltigkeit & ESG

Nachhaltiges Wirtschaften gewinnt auch im Ingenieurwesen an Bedeutung.Ein ERP hilft, Energieverbrauch, Materialeinsatz oder CO₂-Bilanzen datenbasiert zu erfassen und zu berichten.

Flexibles Arbeiten & Collaboration

Homeoffice und dezentrale Teams sind längst Standard. Mit cloudbasiertem ERP arbeiten alle Abteilungen synchron – egal, wo sie sind

Wie lange dauert eine ERP-Einführung?

Je nach Komplexität ca. 3–6 Monate. Der Fokus liegt auf einem schrittweisen, risikoarmen Vorgehen.

Ist Business Central zu gross für ein kleineres Ingenieurbüro?

Nein. Das System ist skalierbar – von 5 bis 500 Usern.

Was passiert mit bestehenden Tools (z. B. CAD oder Excel)?

Diese können integriert oder schrittweise abgelöst werden.

Wie werden Mitarbeitende eingebunden?

Über Workshops, Schulungen und Pilotphasen. Akzeptanz ist entscheidend für den Projekterfolg.

Fazit – Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil

Die Zukunft des Ingenieurwesens ist digital, vernetzt und datengetrieben. Ein modernes ERP-System schafft die Basis, um komplexe Projekte wirtschaftlich, transparent und flexibel zu steuern.

Mit einer durchdachten Einführung, klar definierten Zielen und einem erfahrenen Implementierungspartner entsteht aus Digitalisierung kein Risiko – sondern ein strategischer Wettbewerbsvorteil.

Kurz gesagt: Wer heute auf ein integriertes ERP-System setzt,

• reduziert operative Aufwände,

• steigert Projektrentabilität,

• stärkt seine Wettbewerbsfähigkeit,

• und schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

👉 Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihr Ingenieurbüro fit für die Zukunft zu machen.