Projektmanagement mit Microsoft Dynamics 365 Business Central: Tools und Techniken für den Erfolg

In einer Zeit, in der Projekte immer komplexer und Kundenanforderungen zunehmend individueller werden, ist ein effizientes Projektmanagement entscheidend für den Unternehmenserfolg. Für Schweizer KMU, die projektbasiert arbeiten – ob in der Dienstleistung, im Maschinenbau, in der HLK-Branche oder im IT-Bereich – ist eine integrierte ERP-Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central ein echter Wettbewerbsvorteil.

In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, wie Business Central das Projektmanagement unterstützt, welche Tools zur Verfügung stehen, wie Projektplanung, Ressourcensteuerung und Abrechnung in der Praxis funktionieren und worauf es bei der Einführung in der Schweiz besonders ankommt. Zudem zeigen wir, wie Unternehmen durch bessere Transparenz, automatisierte Prozesse und mobile Anwendungen ihre Wettbewerbsfähigkeit ausbauen können.

Warum integriertes Projektmanagement in einem ERP-System?

Viele Unternehmen setzen für das Projektmanagement auf separate Tools wie Excel, MS Project oder Trello. Diese Systeme sind oft nicht mit der Finanzbuchhaltung, Ressourcenplanung oder Zeiterfassung verknüpft. Die Folge: hoher manueller Aufwand, Informationsbrücken zwischen Abteilungen und eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten. Ein Bruch in der Datenbasis bedeutet nicht nur Verzögerungen, sondern auch ein erhöhtes Risiko für Fehlentscheidungen.

Ein integriertes ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central verknüpft alle projektrelevanten Prozesse miteinander:

·         Projektplanung

·         Zeiterfassung

·         Ressourcenmanagement

·         Material- und Einkaufssteuerung

·         Finanzbuchhaltung & Kostenkontrolle

·         Fakturierung

So entsteht eine durchgängige Sicht auf jedes Projekt – vom Angebot bis zur Abrechnung. Alle Beteiligten arbeiten mit derselben Datenbasis. Das spart Zeit, erhöht die Datenqualität und verbessert die Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig.

Projektstrukturierung und -planung in Business Central

In Business Central wird jedes Projekt als sogenanntes "Job" geführt. Dieses Job-Modul erlaubt eine detaillierte Strukturierung in Phasen, Aufgaben und Budgetposten. Die Gliederung der Projekte in kleinere, nachvollziehbare Einheiten erleichtert die Planung und steigert die Transparenz.

So lassen sich:

·         Aufwände planen und auf Aufgaben verteilen

·         Budgets je Phase definieren

·         Ressourcentypen zuweisen (z. B. interne MA, Subunternehmer)

·         Meilensteine setzen und Übersichten erstellen

Durch die einheitliche Strukturierung profitieren Projektleiter von klaren Zuständigkeiten, während alle Kostenstellen eindeutig zugeordnet und ausgewertet werden können. Änderungen in einem Projekt, etwa durch Anpassung von Aufwänden oder Verschiebung von Terminen, werden automatisch im System übernommen und beeinflussen Budget oder Ressourcenverfügbarkeit in Echtzeit.

Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Ein zentraler Bestandteil im projektorientierten Arbeiten ist die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden, Maschinen oder Drittfirmen. Mit Business Central lässt sich die Ressourcenplanung umfassend abbilden und mit Kalenderdaten sowie Arbeitszeitmodellen verknüpfen. So kann die Einsatzplanung realistisch und vorausschauend gestaltet werden.

Das System ermöglicht:

·         Kalenderverwaltung pro Mitarbeiter

·         Zuweisung zu Aufgaben & Projektphasen

·         Abgleich von Verfügbarkeit mit Arbeitszeitmodellen

·         Ressourcenpreise & interne Verrechnungssätze

·         Kapazitätsengpässe frühzeitig erkennen

Die Planer erhalten eine tagesgenaue Sicht, wer wann woran arbeitet. Gerade in Projekten mit vielen Beteiligten – etwa in Bauprojekten oder im IT-Dienstleistungsbereich – ist dies eine enorme Erleichterung. Zusätzlich können externe Ressourcen wie Freelancer oder Partnerfirmen eingebunden und verwaltet werden.

Zeiterfassung und Fortschrittskontrolle

Business Central bietet verschiedene Möglichkeiten, um Zeiten direkt ins System zu erfassen – via Desktop oder mobil. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten tagesgenau auf Projekte und Aufgaben buchen. Dies schafft eine fundierte Datenbasis, auf der weitere Projektanalysen aufbauen.

Diese Daten bilden die Grundlage für:

·         Leistungserfassung

·         Abrechnung (nach Aufwand)

·         Projektfortschritt (Soll-Ist-Vergleich)

·         Nachkalkulation

Zusätzlich können geplante vs. erfasste Zeiten gegenübergestellt werden, um die Effizienz zu überprüfen und Massnahmen zur Optimierung zu ergreifen. Für die Führungskräfte bedeutet dies: Frühzeitige Erkennung von Abweichungen und schnelle Reaktionsmöglichkeiten.

Projektabrechnung: Flexibel und transparent

Projekte können nach Festpreis, Aufwand oder Mischformen abgerechnet werden. Business Central erlaubt eine klare Trennung von:

·         geplanten Leistungen (Budgets)

·         tatsächlich erbrachten Leistungen

·         verrechenbaren Leistungen

Die Projektabrechnung kann periodisch, nach Leistungsfortschritt oder individuell pro Kundenanforderung erstellt werden. Dabei werden automatisch alle erfassten Daten aus dem Projekt übernommen – inkl. Zeiten, Materialien, Reisekosten oder Spesen. Auch Teil- und Abschlagsrechnungen lassen sich einfach generieren und mit der Buchhaltung synchronisieren. Dies ermöglicht eine durchgängige Kontrolle über den gesamten Finanzfluss im Projekt.

Projektcontrolling und Reporting

Ohne Transparenz kein erfolgreiches Projektmanagement. In Business Central stehen umfangreiche Auswertungen zur Verfügung, die sowohl für Projektleiter als auch für die Geschäftsleitung essenziell sind:

·         Soll-Ist-Vergleiche (Zeit, Kosten, Material)

·         Deckungsbeitragsrechnungen je Projekt

·         Projektstatus-Reports für Kunden & Management

·         Forecasting & Restkostenprognosen

Die Zahlen sind stets aktuell und basieren auf Live-Daten. Das erhöht nicht nur die Aussagekraft, sondern schafft Vertrauen in die Entscheidungen. Durch die Integration mit Power BI lassen sich zudem individuelle Dashboards erstellen, die alle relevanten KPIs visuell aufbereiten – ideal für Management-Meetings oder Kundengespräche.

Praxisbeispiel: Projektsteuerung im Schweizer Dienstleistungsunternehmen

Ein Beratungsunternehmen mit Sitz in der Deutschschweiz führte Business Central ein, um die Projektplanung, Zeiterfassung und Abrechnung zu vereinheitlichen. Vorher wurden Projekte in Excel geplant, Zeiten manuell in Word erfasst und Rechnungen separat erstellt. Der administrative Aufwand war hoch, das Fehlerpotenzial entsprechend gross.

Heute erfolgt alles in einem System:

·         Die Projektleiter planen Aufgaben, Meilensteine und Budgets direkt im ERP

·         Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten via App

·         Das System erstellt automatisch Rechnungen auf Basis der gebuchten Leistungen

·         Die Geschäftsleitung sieht laufend den Deckungsbeitrag pro Projekt

Durch die Einführung konnten Prozesse standardisiert und die Transparenz deutlich erhöht werden. Das Unternehmen spart nicht nur Zeit, sondern verfügt nun auch über verlässliche Daten zur Projektsteuerung.

Best Practices für die Einführung in der Schweiz

Bei der Einführung eines ERP-Systems mit Projektmodul sind folgende Punkte zentral:

1. Klare Zieldefinition: Was soll erreicht werden (z. B. Abrechnung vereinfachen, Projektcontrolling verbessern)?

2. Einbindung der Fachabteilungen: Projektleiter, Buchhaltung und IT müssen gemeinsam Anforderungen definieren.

3. Prozessanalyse vor Technik: Zuerst Prozesse optimieren, dann Software einrichten.

4. Schulung & Change Management: Mitarbeitende müssen frühzeitig eingebunden und geschult werden.

5. Iterative Einführung: Start mit einem Pilotprojekt, anschliessend Rollout auf weitere Bereiche.

Gerade in der Schweiz ist auf folgende Besonderheiten zu achten:

·         Mehrsprachigkeit (Deutsch, Französisch, Italienisch)

·         Währungsflexibilität (CHF, EUR, USD etc.)

·         Gesetzliche Vorgaben (z. B. MWST-Abrechnung, QR-Rechnung)

Microsoft Dynamics 365 Business Central erfüllt diese Anforderungen standardmässig und ist somit bestens geeignet für Schweizer KMU.

Fazit: Projektmanagement modern, integriert und effizient

Die Anforderungen an Projektmanagement steigen: Kunden wollen Transparenz, Teams arbeiten verteilt, Budgets sind knapp. Wer diese Herausforderungen meistern will, braucht ein System, das alle projektbezogenen Prozesse abbildet – von der Planung über die Durchführung bis zur Abrechnung.

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet eine leistungsstarke, voll integrierte Lösung für das Projektmanagement – besonders geeignet für Schweizer KMU, die effizienter arbeiten und ihre Projekte besser steuern wollen.

Mit einer integrierten Lösung erhöhen Sie nicht nur die Produktivität, sondern schaffen auch eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für Ihre Projekte. Die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit macht Business Central zu einer zukunftssicheren Investition.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Business Central Ihr Projektmanagement optimieren kann, beraten wir Sie gerne persönlich.

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