Ersatzteilmanagement in der Gebäudetechnik: Material vor dem Serviceeinsatz richtig planen

Der Servicetermin steht. Der Techniker ist eingeplant. Der Kunde ist informiert. Erst bei der Vorbereitung fällt auf: Zwei Filter fehlen am Lager, der passende Dichtungssatz ist nicht reserviert und niemand ist sicher, ob für genau diese Anlage noch ein spezielles Ersatzteil benötigt wird.

Was folgt, kennen viele Gebäudetechnik-Unternehmen: Rückfragen an erfahrene Mitarbeitende, Suche in alten Rapporten, kurzfristige Bestellungen oder im schlechtesten Fall eine zweite Anfahrt zum Kunden.

Gerade in Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Gebäudeautomation und technischem Unterhalt entscheidet deshalb nicht nur die Einsatzplanung über einen effizienten Service. Ebenso wichtig ist, vor dem Einsatz zu wissen, welches Material für die konkrete Anlage vorgesehen ist, was davon verfügbar ist und was rechtzeitig beschafft werden muss.

Der Techniker sollte nicht erst beim Kunden feststellen, dass ein entscheidendes Ersatzteil fehlt.

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central, LogiService und den ergänzenden Logico-Lösungen lässt sich genau dieser Informationsfluss digital verbinden: von der Anlage beziehungsweise dem Serviceartikel über den geplanten Materialbedarf und die Bestandsprüfung bis zur internen Beschaffung, mobilen Rückmeldung und späteren Fakturierung.

Das Ziel ist nicht, jedes Ersatzteil auf Verdacht an Lager zu legen. Das Ziel ist, Materialbedarf früher zu erkennen, vorhandenes Material gezielt einzuplanen und fehlende Komponenten so zu beschaffen, dass der Serviceeinsatz beim ersten Besuch möglichst vollständig abgeschlossen werden kann.

Warum Materialplanung im Gebäudetechnik-Service so schnell teuer wird

Technischer Service ist ein Zusammenspiel aus Disposition, Anlagenwissen, Lager, Einkauf, Aussendienst und Administration. Sobald diese Bereiche mit unterschiedlichen Listen oder Wissensständen arbeiten, entstehen Reibungsverluste.

• Der Disponent weiss, wann der Einsatz stattfindet, aber nicht sicher, welches Material benötigt wird.

• Der Einkauf sieht den Bedarf erst, wenn ein Techniker kurzfristig nach einem Ersatzteil fragt.

• Das Lager verfügt über Bestand, aber die Teile sind nicht dem geplanten Serviceeinsatz zugeordnet oder reserviert.

• Der Techniker kennt die Anlage, muss aber vor jedem Einsatz alte Rapporte oder Dokumente durchsuchen.

• Material wird doppelt bestellt, weil vorhandener Bestand nicht transparent ist.

• Ein falscher Artikel oder eine falsche Menge wird vorbereitet.

• Fehlendes Material wird erst beim Kunden bemerkt.

• Eine zweite Anfahrt wird notwendig, obwohl der eigentliche Arbeitsgang beim ersten Termin hätte erledigt werden können.

Jede dieser Situationen verursacht Aufwand. Nicht nur durch das fehlende Ersatzteil selbst, sondern durch die gesamte Prozesskette darum herum: neue Terminabstimmung, zusätzliche Disposition, erneute Fahrzeit, nochmals Fahrzeug und Techniker bereitstellen, erneute Auftragsbearbeitung und verzögerte Fakturierung.

Deshalb ist Ersatzteilmanagement im Service keine reine Lagerfrage. Es ist ein Prozess zwischen Anlage, Serviceauftrag, Bestand, Einkauf und Techniker.

Der typische Medienbruch: Das Wissen ist vorhanden – aber nicht im Prozess

In vielen Serviceorganisationen existiert das notwendige Wissen bereits. Es steckt nur an verschiedenen Orten.

• Ein erfahrener Servicetechniker weiss auswendig, welcher Filter zu welcher Lüftungsanlage gehört.

• Im letzten Servicebericht steht, welcher Keilriemen ersetzt wurde.

• Eine Excel-Liste enthält häufig benötigte Wartungsteile.

• Im ERP ist der Lagerbestand vorhanden.

• Die Einkaufsabteilung kennt Lieferanten und Lieferzeiten.

• Im Wartungsvertrag ist beschrieben, welche Leistungen und Materialien vorgesehen sind.

• Technische Zeichnungen und Bedienungsanleitungen liegen in einem Dokumentenordner.

Das Problem ist damit häufig nicht fehlendes Wissen, sondern fehlende Verbindung.

Wenn die Materialplanung jedes Mal neu aus Erfahrung, E-Mails und alten Rapporten zusammengesetzt werden muss, wird ein wiederkehrender Serviceprozess unnötig individuell.

Der digitale Zielprozess: von der Anlage bis zur rechtzeitigen Bestellung

Ein durchgängiger Serviceprozess kann dagegen wesentlich strukturierter aufgebaut werden:

• 1. Die betreute Anlage wird als Serviceartikel zentral geführt.

• 2. Typische Materialien, Ersatzteile und Arbeitszeiten werden als Grundlage hinterlegt.

• 3. Bei einer geplanten Wartung entsteht ein Serviceangebot beziehungsweise Serviceauftrag auf Basis der bekannten Anlagendaten.

• 4. Der voraussichtliche Materialbedarf ist vor dem Einsatz sichtbar.

• 5. Business Central prüft die Artikelverfügbarkeit.

• 6. Vorhandenes Material kann für den Auftrag reserviert werden.

• 7. Fehlender Bedarf fliesst in die Beschaffungsplanung ein.

• 8. Einkauf beziehungsweise interne Logistik beschaffen oder verschieben das benötigte Material.

• 9. Der Techniker erhält Auftrag, Anlageninformationen und vorgesehenes Material mobil.

• 10. Tatsächlich verwendete Artikel und Arbeitszeiten werden beim Einsatz zurückgemeldet.

• 11. Servicehistorie, Lager und Fakturierung werden mit den realen Verbrauchsdaten aktualisiert.

Damit wird aus einer reaktiven Materialsuche eine planbare Servicevorbereitung.

Der Serviceartikel wird zur digitalen Anlagenakte

Microsoft Dynamics 365 Business Central verwendet Serviceartikel, um Geräte, Maschinen oder Anlagen abzubilden, die beim Kunden betreut werden. Damit kann der Serviceprozess auf dem konkreten Objekt aufbauen statt lediglich auf dem Kundennamen.

Für ein Gebäudetechnik-Unternehmen kann ein Serviceartikel beispielsweise eine Lüftungsanlage, Wärmepumpe, Kältemaschine, Heizungsanlage, Umwälzpumpe oder eine andere betreute technische Einheit darstellen.

Der grosse Vorteil dieser Objektperspektive: Materialbedarf und Servicehistorie können im Kontext der konkreten Anlage betrachtet werden. Business Central unterstützt zusätzlich Serviceartikelkomponenten, die mit einem Serviceartikel verbunden sind und auch auf Stücklisten basieren können.

Genau diese Sicht ist ein zentraler Bestandteil unserer ERP-Lösung für Gebäudetechnik: Projekt, Service, Einkauf, Lager und Finanzen arbeiten auf derselben Datenbasis.

LogiService: erwartetes Material bereits an der Anlage hinterlegen

Hier wird LogiService besonders interessant.

LogiService basiert auf dem Standard-Servicemodul von Business Central und ergänzt dieses gezielt für anspruchsvollere Service- und Wartungsprozesse.

In der dokumentierten LogiService-Logik können auf dem Serviceartikel Materialien und Arbeitszeiten hinterlegt werden, die typischerweise für einen Wartungseinsatz benötigt werden. Diese Informationen dienen unter anderem als Kalkulationsgrundlage für Wartungsverträge.

Zusätzlich kann konfiguriert werden, dass diese Kalkulationszeilen bei der Erstellung von Wartungsaufträgen als Vorschlagszeilen in den Auftrag übernommen werden.

Aus Erfahrungswissen wird damit eine wiederverwendbare Prozessgrundlage.

Statt bei jeder Wartung erneut zu überlegen, welche Filter, Dichtungen, Riemen oder Verschleissteile benötigt werden, startet die Servicevorbereitung bereits mit einem strukturierten Materialvorschlag.

Mehr zu den Funktionen von LogiService in den Logico Docs.

Was bedeutet das für Serviceofferten?

Auch bei einer Serviceofferte ist eine saubere Materialbasis entscheidend. Je genauer bekannt ist, welche Arbeiten und Teile für eine Anlage typischerweise notwendig sind, desto besser lässt sich eine Offerte vorbereiten.

Wichtig ist die fachliche Trennung: Die dokumentierte LogiService-Funktion beschreibt die Übernahme erwarteter Materialien und Arbeitszeiten als Vorschlagszeilen in Wartungsaufträge. Wie diese Informationen in Ihrem konkreten Prozess in eine Serviceofferte einfliessen, wird bei der Einrichtung definiert.

Der Nutzen bleibt derselbe: Verkauf und Service arbeiten nicht mehr mit unterschiedlichen Annahmen über den Materialbedarf. Die Offerte kann auf derselben gepflegten Anlagen- und Materialbasis aufbauen, die später auch für die operative Ausführung relevant ist.

Business Central prüft, was tatsächlich verfügbar ist

Ein hinterlegter Materialbedarf allein reicht noch nicht. Entscheidend ist die nächste Frage: Ist das benötigte Material verfügbar?

Business Central kann in Serviceaufträgen die Artikelverfügbarkeit prüfen. Benötigte Artikel können ausserdem für einen Serviceauftrag reserviert werden.

Damit entsteht eine klare Trennung zwischen drei Situationen:

• Material ist vorhanden und für den Einsatz verfügbar.

• Material ist vorhanden, aber bereits für andere Bedarfe reserviert oder eingeplant.

• Material fehlt und muss beschafft oder aus einem anderen Lager bereitgestellt werden.

Für die Disposition ist das ein wesentlicher Unterschied. Ein Artikel, der technisch im Lagerbestand vorhanden ist, muss nicht automatisch für den konkreten Serviceauftrag verfügbar sein.

Fehlendes Material früh erkennen und intern beschaffen

Genau an dieser Stelle verbindet Business Central Service und Beschaffung.

Die Auftragsplanung in Business Central berücksichtigt Serviceaufträge als Bedarfsquelle. Neue Bedarfe werden mit Verfügbarkeitsinformationen und Vorschlägen zur Versorgung angezeigt. Daraus können – abhängig vom jeweiligen Prozess – Beschaffungsaufträge erstellt werden.

Für Gebäudetechnik-Unternehmen bedeutet das praktisch: Der Einkauf muss nicht warten, bis am Morgen vor dem Einsatz jemand meldet, dass Material fehlt.

Sobald der Servicebedarf im System vorhanden ist, kann die Versorgung frühzeitig geplant werden.

Diese Verbindung von Service, Einkauf und Lager ist ein Kernpunkt unserer Branchenlösung für technische Serviceorganisationen.

Praxisbeispiel: Wartung einer Lüftungsanlage

Ein Gebäudetechnik-Unternehmen betreut bei einem Kunden eine grössere Lüftungsanlage. Die Anlage wird zweimal jährlich gewartet.

Für den Serviceartikel ist als erwartete Grundlage hinterlegt:

• 4 Filter eines bestimmten Typs

• 4 Vorfilter

• 1 Dichtungssatz

• 1 Keilriemen als typisches Verschleissteil

• geplante Arbeitszeit für Wartung und Kontrolle

Vor dem geplanten Wartungstermin entsteht der Wartungsauftrag. Die vorgesehenen Materialpositionen stehen als Grundlage zur Verfügung.

Business Central zeigt anschliessend, dass Filter und Vorfilter verfügbar sind. Der Dichtungssatz ist jedoch nicht mehr in ausreichender Menge vorhanden.

Statt dass der Techniker dies beim Kunden feststellt, wird der Fehlbestand bereits in der Vorbereitung sichtbar. Der Einkauf kann rechtzeitig reagieren.

Am Einsatztag fährt der Techniker mit dem vorgesehenen Material zum Kunden. Vor Ort stellt er fest, dass der Keilriemen noch in Ordnung ist und nicht ersetzt werden muss. Verwendet werden nur die tatsächlich benötigten Teile.

Der reale Materialverbrauch wird zurückgemeldet. Dadurch bleibt die Lagerinformation aktuell und die Abrechnung basiert auf den tatsächlich verwendeten Leistungen beziehungsweise den Regeln des Wartungsvertrags.

Genau diese Kombination ist entscheidend: Planung vor dem Einsatz – tatsächliche Rückmeldung nach dem Einsatz.

Wie dadurch Zeit eingespart werden kann

Die Zeitersparnis entsteht nicht durch einen einzelnen Klick, sondern durch das Wegfallen wiederkehrender manueller Arbeitsschritte.

• Weniger Suche in alten Rapporten und Excel-Listen.

• Weniger Rückfragen an erfahrene Techniker.

• Weniger manuelle Abstimmung zwischen Disposition, Lager und Einkauf.

• Materialbedarf muss bei wiederkehrenden Wartungen nicht jedes Mal neu aufgebaut werden.

• Bestandsinformationen stehen im ERP zur Verfügung.

• Fehlender Bedarf kann früher in die Beschaffung gegeben werden.

• Techniker müssen Materialverbrauch nicht nachträglich auf Papier oder in einer zweiten Anwendung erfassen.

Gerade bei einer grösseren Serviceorganisation multipliziert sich dieser Effekt über viele Wartungen und Serviceaufträge.

Wie dadurch Kosten reduziert werden können

Ein fehlendes Ersatzteil verursacht selten nur den Einkaufspreis des Ersatzteils.

Die tatsächlichen Zusatzkosten können aus mehreren Bestandteilen bestehen:

• zusätzliche Fahrzeit

• erneute Einsatzplanung

• erneute Rüst- und Vorbereitungszeit

• zweiter Fahrzeug- und Personaleinsatz

• administrative Nachbearbeitung

• spätere Auftragsfertigstellung

• spätere Fakturierung

• mögliche zusätzliche Ausfallzeit beim Kunden

Das wirtschaftliche Potenzial lässt sich deshalb am besten unternehmensspezifisch berechnen: Anzahl vermeidbarer Zweitfahrten × durchschnittlicher interner Aufwand pro Zweitfahrt. Hinzu kommt die eingesparte administrative Zeit in Disposition, Einkauf und Serviceadministration.

Wir nennen bewusst keine pauschale Prozentzahl. Das tatsächliche Einsparpotenzial hängt von Anzahl Serviceaufträgen, Fahrdistanzen, Materialstruktur, Lagerorganisation und dem heutigen Prozess ab.

Weniger Fehler durch eine gemeinsame Datenbasis

Neben Zeit und Kosten spielt die Fehlerquote eine grosse Rolle.

Typische Fehlerquellen in manuellen Prozessen sind falsche Artikelnummern, veraltete Stücklisten, falsche Mengen, vergessene Positionen, doppelte Bestellungen oder die nachträgliche Übertragung handschriftlicher Rapporte.

Ein integrierter Prozess reduziert genau diese Übergaben.

Der Materialbedarf wird aus einer gepflegten Grundlage vorgeschlagen. Die Verfügbarkeit stammt aus dem ERP. Die Beschaffung arbeitet mit demselben Artikelstamm. Der Techniker meldet den tatsächlichen Verbrauch wieder in dasselbe System zurück.

Damit sinkt die Zahl der Stellen, an denen Informationen manuell neu eingegeben oder interpretiert werden müssen.

MobileD365: Der Techniker nimmt die ERP-Information mit zum Kunden

Die beste Materialplanung verliert an Wert, wenn der Techniker unterwegs nicht auf die Informationen zugreifen kann.

Mit MobileD365 können relevante Informationen aus Business Central mobil bereitgestellt werden. Die Lösung unterstützt Service- und Montagemitarbeitende und kann online wie offline genutzt werden.

Damit können Techniker je nach eingerichteter Lösung unter anderem Auftrags- und Anlagendaten abrufen sowie Leistungen und Material direkt vor Ort erfassen. Die direkte Erfassung reduziert zusätzliche Übertragungsschritte und damit auch mögliche Erfassungsfehler.

Für den hier beschriebenen Prozess bedeutet das: Der Techniker sieht nicht nur, wohin er fahren muss, sondern arbeitet mit derselben Datenbasis wie Disposition, Lager und Administration.

Zeit- und Leistungserfassung vervollständigt die Nachkalkulation

Material ist nur ein Teil der tatsächlichen Servicekosten. Ebenso relevant sind Arbeitszeit, Reisezeit, Spesen und weitere Leistungen.

Mit der Zeit- & Leistungserfassung von Logico können Serviceeinsätze und Leistungen digital erfasst und ohne Medienbruch in Business Central, Service und Controlling weiterverarbeitet werden.

Damit lässt sich nach dem Einsatz nicht nur nachvollziehen, welche Ersatzteile verwendet wurden, sondern auch, wie viel Aufwand tatsächlich entstanden ist. Das verbessert die Grundlage für Nachkalkulation, Preisgestaltung und künftige Wartungsplanung.

Dokumentenmanagement: Der richtige Plan zum richtigen Serviceartikel

Bei Gebäudetechnik-Anlagen reicht eine Artikelnummer häufig nicht aus. Techniker benötigen zusätzlich Bedienungsanleitungen, Schaltpläne, Wartungsprotokolle, Fotos oder technische Zeichnungen.

Mit dem Dokumentenmanagement für Business Central können technische Unterlagen direkt Kunden, Projekten, Serviceaufträgen oder anderen ERP-Objekten zugeordnet werden.

So wird die Materialvorbereitung um die technische Dokumentation ergänzt. Der Techniker muss nicht zusätzlich in Netzlaufwerken oder E-Mail-Postfächern nach der richtigen Unterlage suchen.

Kundenportal: Anlagen und Serviceaufträge auch für den Kunden transparent

Die interne Prozessqualität kann zusätzlich nach aussen erweitert werden.

Im Logico Kundenportal können Kunden je nach Portalumfang ihre installierten Geräte, Maschinen, Anlagen oder Serviceartikel sowie Informationen zu Serviceaufträgen, Dokumenten und Historien einsehen.

Damit arbeiten Kunde und Serviceteam stärker mit derselben Anlagenidentität. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere ähnliche Geräte an einem Standort vorhanden sind und eine Störung oder Wartungsanfrage eindeutig dem richtigen Objekt zugeordnet werden soll.

Vom Ersatzteilmanagement zum digitalen Ersatzteilgeschäft

Für Unternehmen mit einem grösseren Ersatzteilgeschäft kann der Prozess noch weitergehen.

Mit einem integrierten B2B- und B2C-Webshop können Artikel, Preise, Lagerbestände, Kunden und Bestellungen mit Business Central verbunden werden.

Damit entsteht langfristig die Möglichkeit, Ersatzteilprozesse nicht nur intern effizienter zu gestalten, sondern ausgewählte Teile auch digital für Kunden bereitzustellen. Welche Ersatzteile dafür geeignet sind und wie die Zuordnung zu einer konkreten Anlage erfolgt, muss im jeweiligen Geschäftsmodell definiert werden.

Was Business Central, LogiService und die Logico-Lösungen im Prozess übernehmen

Microsoft Dynamics 365 Business Central

• Serviceartikel als zentrale Objekte für betreute Anlagen

• Serviceaufträge und Serviceangebote

• Ersatzteile und Verbrauchsmaterial im Service

• Artikelverfügbarkeit prüfen

• Artikel für Serviceaufträge reservieren

• Serviceaufträge als Bedarf in der Auftragsplanung berücksichtigen

• Versorgungsvorschläge und Beschaffungsprozesse unterstützen

• Lager, Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung auf einer ERP-Plattform verbinden

LogiService

• Business-Central-Servicemodul gezielt erweitern

• erwartete Materialien und Arbeitszeiten am Serviceartikel als Kalkulationsgrundlage führen

• Kalkulationszeilen je nach Konfiguration als Vorschlagszeilen in Wartungsaufträge übernehmen

• Vertrags- und Preislogiken für Serviceprozesse ergänzen

• weitere branchenspezifische Servicefunktionen bereitstellen

Weitere Logico-Lösungen

• MobileD365 – mobile Bearbeitung und direkte Datenerfassung im Service

• Zeit- & Leistungserfassung – Arbeitszeit, Serviceleistung und Spesen digital erfassen

• Dokumentenmanagement – technische Dokumente zentral dem Prozess zuordnen

• Kundenportal – Anlagen, Serviceaufträge und Dokumente digital bereitstellen

• B2B/B2C-Webshop – Ersatzteil- und Bestellprozesse digital mit Business Central verbinden

Die wichtigste Voraussetzung: saubere Stammdaten

Ein digitaler Materialprozess funktioniert nur so gut wie seine Datenbasis.

Wenn die falschen Ersatzteile an einer Anlage hinterlegt sind, digitalisiert das ERP lediglich den falschen Prozess. Deshalb sollte die Einführung nicht mit Automatisierung beginnen, sondern mit Datenqualität.

• Welche Serviceartikel beziehungsweise Anlagen sind aktiv?

• Welche Typen, Seriennummern und Standorte sind relevant?

• Welche Ersatzteile werden pro Anlagentyp typischerweise benötigt?

• Welche Materialien sind obligatorisch und welche nur mögliche Verschleissteile?

• Welche Mengen werden normalerweise eingesetzt?

• Welche Artikel haben lange Lieferzeiten?

• Welche Teile sollen standardmässig reserviert werden?

• Welche Lagerorte und Servicefahrzeuge werden genutzt?

• Welche Daten muss der Techniker mobil sehen?

• Welche Verbrauchsdaten müssen nach dem Einsatz zurückgeschrieben werden?

Diese Fragen gehören in einen Fit-Gap- beziehungsweise Prozessworkshop, bevor automatisierte Abläufe definiert werden.

So gelingt die Einführung in sechs Schritten

1. Serviceartikel und Anlagen strukturieren

Zuerst wird definiert, welche Anlagen als Serviceartikel geführt werden und welche technischen Informationen für Service und Materialplanung benötigt werden.

2. Erwarteten Materialbedarf definieren

Für wiederkehrende Wartungen werden typische Materialien, Verschleissteile und Arbeitszeiten strukturiert aufgenommen. Dabei sollte zwischen regelmässigem Bedarf und optionalen Ersatzteilen unterschieden werden.

3. Lager- und Beschaffungslogik festlegen

Gemeinsam wird definiert, wann Material reserviert, aus einem anderen Lager verschoben oder eingekauft werden soll.

4. Serviceangebot und Serviceauftrag gestalten

Es wird festgelegt, wie der hinterlegte Materialbedarf im Angebots- und Auftragsprozess genutzt wird. Der Prozess sollte klar unterscheiden zwischen geplantem Material und tatsächlich verbrauchtem Material.

5. Mobile Rückmeldung einrichten

Techniker benötigen eine einfache Oberfläche für Auftrag, Anlage, Material, Zeit und Dokumentation. Nur wenn die Rückmeldung im Alltag funktioniert, bleibt die Datenbasis aktuell.

6. Mit echten Wartungsfällen pilotieren

Die Lösung sollte zuerst an einer überschaubaren Gruppe wiederkehrender Anlagen getestet werden. So lassen sich Materialvorschläge, Reservierung, Einkauf und mobile Rückmeldung mit realen Fällen prüfen und optimieren.

Welche Kennzahlen zeigen den Nutzen?

Der Erfolg sollte nicht nur subjektiv beurteilt werden. Sinnvoll sind Kennzahlen, die direkt zum Material- und Serviceprozess passen.

• Anteil der Serviceeinsätze, die beim ersten Termin abgeschlossen werden können

• Anzahl Folgeeinsätze wegen fehlendem oder falschem Material

• durchschnittliche Vorbereitungszeit pro Wartungsauftrag

• Anzahl kurzfristiger Expressbestellungen

• Anteil ungeplanter Materialbeschaffung

• Zeit zwischen Serviceauftrag und vollständiger Materialbereitstellung

• Differenz zwischen geplantem und tatsächlich verbrauchtem Material

• Zeit zwischen abgeschlossenem Serviceeinsatz und Fakturierung

• Lagerbestand kritischer Ersatzteile

• Materialkosten und Arbeitsaufwand pro Anlagentyp

Damit wird sichtbar, ob der neue Prozess tatsächlich Zeit spart, Beschaffung planbarer macht und unnötige Folgefahrten reduziert.

Selbstcheck: Wie gut ist Ihre Materialplanung im Service heute?

Beantworten Sie die folgenden Aussagen mit Ja, Teilweise oder Nein:

• Jede betreute Anlage ist eindeutig als Serviceartikel identifizierbar.

• Typische Wartungsmaterialien sind pro Anlage oder Anlagentyp dokumentiert.

• Die Disposition sieht vor dem Einsatz, welches Material voraussichtlich benötigt wird.

• Lagerverfügbarkeit wird direkt aus dem ERP geprüft.

• Material kann für geplante Serviceaufträge reserviert werden.

• Fehlende Teile werden rechtzeitig an Einkauf oder interne Logistik übergeben.

• Serviceofferten und Serviceaufträge nutzen dieselbe gepflegte Materialgrundlage.

• Techniker können Auftrags-, Anlagen- und Materialinformationen mobil abrufen.

• Tatsächlich verbrauchtes Material wird direkt beim Einsatz erfasst.

• Technische Dokumente sind direkt bei Anlage oder Serviceauftrag verfügbar.

• Folgefahrten wegen fehlendem Material werden systematisch ausgewertet.

• Geplanter und tatsächlicher Materialverbrauch werden für Verbesserungen genutzt.

9–12 Mal Ja

Ihre Serviceorganisation besitzt bereits eine gute Grundlage. Potenzial besteht vor allem bei Automatisierung, Prognose des Materialbedarfs und Auswertung von Abweichungen.

5–8 Mal Ja

Die wichtigsten Daten sind vorhanden, aber Medienbrüche zwischen Service, Lager und Einkauf verursachen wahrscheinlich noch unnötigen Aufwand.

0–4 Mal Ja

Materialplanung hängt stark von Einzelwissen, Excel oder manuellen Rückfragen ab. Eine strukturierte Aufnahme von Anlagenstamm, Materialbedarf und Beschaffungsprozess sollte Priorität erhalten.

Ersatzteilmanagement als Teil einer durchgängigen Gebäudetechnik-Lösung

Für uns bei Logico ist Ersatzteilmanagement kein isoliertes Lagerthema.

Der Prozess beginnt bei der betreuten Anlage und endet erst, wenn Serviceleistung, Materialverbrauch, Historie und Fakturierung sauber verarbeitet sind.

Deshalb verbinden wir Microsoft Dynamics 365 Business Central mit LogiService und ergänzenden Lösungen für mobile Prozesse, Zeit- und Leistungserfassung, Dokumentenmanagement und Kundenkommunikation.

Unsere ERP-Branchenlösung für Gebäudetechnik verbindet genau dafür Projektmanagement, Service, Einkauf, Lager, Finanzen und Controlling auf einer gemeinsamen Plattform.

Für Unternehmen mit starkem technischem Kundendienst bietet die Seite ERP für Service- & Wartungsunternehmen zusätzliche Informationen zu Serviceaufträgen, Wartungsverträgen, Ersatzteilmanagement, MobileD365 und Kundenportal.

Passend dazu lesen Sie auch unseren Beitrag «Wartungsverträge digital verwalten», der zeigt, wie Vertrag, Anlage, Wartungsplanung, Material und Fakturierung zusammenspielen.

Unser Ansatz: Microsoft-Standard dort nutzen, wo er passt – und mit LogiService gezielt dort ergänzen, wo Serviceorganisationen zusätzliche Prozesslogik benötigen.

Fazit: Der erfolgreiche Serviceeinsatz beginnt vor der Abfahrt

Ein gut disponierter Techniker nützt wenig, wenn das entscheidende Ersatzteil fehlt.

Wer Materialbedarf erst beim Kunden erkennt, bezahlt die Informationslücke häufig mit zusätzlicher Fahrzeit, erneuter Planung und verzögerter Fakturierung.

Wer dagegen Anlage, erwartetes Material, Lagerbestand, Reservierung, Beschaffung und mobile Rückmeldung miteinander verbindet, schafft einen wiederholbaren Serviceprozess.

Microsoft Dynamics 365 Business Central liefert dafür die zentrale ERP-Basis. LogiService ergänzt den Serviceprozess um praxiserprobte Funktionen für Wartung und materialbezogene Vorbereitung. MobileD365, Zeit- und Leistungserfassung, Dokumentenmanagement und Kundenportal schliessen weitere Medienbrüche.

So wird aus Ersatzteilmanagement ein echter Produktivitätsfaktor für Gebäudetechnik-Unternehmen.

Möchten Sie wissen, wo Ihr Serviceprozess heute Zeit und Geld verliert?

Gemeinsam analysieren wir Ihren Ablauf von der Anlage über Materialplanung und Beschaffung bis zum Serviceeinsatz. Dabei prüfen wir, was Business Central bereits im Standard abbildet und wo LogiService oder weitere Logico-Lösungen zusätzlichen Nutzen schaffen.

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FAQ: Ersatzteilmanagement und Materialplanung im Gebäudetechnik-Service

Kann Business Central Ersatzteile in Serviceaufträgen verwalten?

Ja. Business Central Service Management unterstützt Serviceaufträge mit Artikeln beziehungsweise Ersatzteilen und Verbrauchsmaterial. Verwendete Ersatzteile können im Serviceprozess erfasst und später weiterverarbeitet beziehungsweise fakturiert werden.

Kann Business Central vor einem Serviceeinsatz prüfen, ob Material verfügbar ist?

Ja. In Serviceaufträgen kann die Artikelverfügbarkeit geprüft werden. Zusätzlich können Artikel für einen Serviceauftrag reserviert werden. Dadurch lässt sich besser unterscheiden, ob Bestand tatsächlich für den geplanten Einsatz verfügbar ist.

Kann fehlendes Material automatisch in die Beschaffungsplanung einfliessen?

Serviceaufträge werden in Business Central als Bedarfsquelle in der Auftragsplanung berücksichtigt. Dort können neue Bedarfe mit Verfügbarkeitsinformationen und Versorgungsvorschlägen angezeigt werden. Wie daraus Bestellungen, Umlagerungen oder andere Versorgungsschritte entstehen, hängt vom eingerichteten Prozess ab.

Was ergänzt LogiService gegenüber dem Business-Central-Standard?

LogiService basiert auf dem Standard-Servicemodul von Business Central und ergänzt dieses um zusätzliche Funktionen. Unter anderem können erwartete Materialien und Arbeitszeiten auf dem Serviceartikel als Kalkulationsgrundlage geführt werden. Je nach Konfiguration können diese Kalkulationszeilen bei Wartungsaufträgen als Vorschlagszeilen übernommen werden.

Kann für jede Anlage hinterlegt werden, welches Material typischerweise benötigt wird?

LogiService unterstützt die Erfassung erwarteter Materialien und Arbeitszeiten als Kalkulationsgrundlage am Serviceartikel. Wie detailliert diese Struktur gepflegt wird, sollte anhand der Anlagenarten und Wartungsprozesse des Unternehmens definiert werden.

Werden diese Materialien automatisch in jede Serviceofferte übernommen?

Die dokumentierte LogiService-Funktion beschreibt die Übernahme als Vorschlagszeilen in Wartungsaufträge. Wie die Materialgrundlage in Serviceofferten verwendet oder automatisiert übernommen wird, muss im konkreten Zielprozess und in der Konfiguration geprüft werden.

Wie hilft dieser Prozess dabei, Folgefahrten zu vermeiden?

Wenn erwartetes Material vor dem Einsatz bekannt ist, die Verfügbarkeit geprüft wird und fehlende Teile frühzeitig beschafft werden, sinkt das Risiko, dass ein Techniker erst beim Kunden ein fehlendes Ersatzteil bemerkt. Vollständig ausschliessen lassen sich Folgefahrten natürlich nicht, da vor Ort zusätzliche Defekte oder unvorhersehbare Anforderungen auftreten können.

Wie kann MobileD365 den Materialprozess unterstützen?

MobileD365 bringt relevante Business-Central-Daten auf Smartphone oder Tablet und unterstützt mobile Service- und Montageprozesse. Je nach Konfiguration können Techniker Auftrags- und Anlagendaten abrufen sowie Material und weitere Leistungen direkt vor Ort erfassen, ohne später eine zweite Datenerfassung vornehmen zu müssen.

Welche Rolle spielt das Kundenportal beim Ersatzteilmanagement?

Das Logico Kundenportal kann Kunden eine Übersicht ihrer installierten Anlagen beziehungsweise Serviceartikel sowie Informationen zu Serviceaufträgen, Dokumenten und Historien bereitstellen. Dadurch lassen sich Anfragen eindeutiger einer konkreten Anlage zuordnen und Rückfragen reduzieren.

Für welche Gebäudetechnik-Unternehmen ist dieser Prozess besonders interessant?

Besonders relevant ist er für Unternehmen mit wiederkehrenden Wartungen und technischen Serviceeinsätzen, beispielsweise in Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Gebäudeautomation oder Energiesystemen. Je häufiger ähnliche Anlagen betreut werden und je wichtiger Ersatzteile für den Erstlösungsgrad sind, desto grösser ist der Nutzen einer strukturierten Materialplanung.