Projektabrechnung & Zahlungspläne: So fakturieren Projektunternehmen planbarer und früher

Das Projekt läuft seit mehreren Monaten. Engineering, Projektleitung und externe Partner haben bereits umfangreiche Leistungen erbracht. Der nächste vertraglich vereinbarte Meilenstein ist erreicht.

Eigentlich könnte die nächste Rechnung gestellt werden.

Trotzdem passiert zunächst – nichts.

Die Projektleitung prüft den Zahlungsplan in Excel. Die Administration sucht nach der vereinbarten Rechnungsadresse. In Business Central wird kontrolliert, welche Beträge bereits fakturiert wurden. Gleichzeitig muss geklärt werden, ob zusätzliche Leistungen oder Nachträge berücksichtigt werden müssen.

Erst danach kann die Rechnung erstellt werden.

Gerade bei länger laufenden Projekten kann dieser Prozess dazu führen, dass Leistungen längst erbracht sind, die Fakturierung jedoch unnötig verzögert wird.

Eine professionelle Projektabrechnung beginnt deshalb nicht beim Erstellen der Rechnung. Sie beginnt bereits bei der Projektstruktur.

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet dafür im Standard umfangreiche Projekt- und Fakturierungsfunktionen. Mit LogiProjectmanagement erweitert Logico diese Grundlage gezielt um Funktionen wie Zahlungspläne, projektbezogene Liefer- und Verrechnungsinformationen, Budget und Prognose sowie eine erweiterte Ertrags- und Kostenkontrolle.

Das Ziel: Projektfortschritt, Abrechnung und finanzielle Projektsteuerung auf einer gemeinsamen Datenbasis verbinden.

Warum Projektabrechnung bei Projektunternehmen besonders anspruchsvoll ist

Bei einem klassischen Handelsgeschäft ist der Prozess relativ eindeutig: Auftrag → Lieferung → Rechnung.

Im Projektgeschäft sieht die Realität anders aus. Ein Projekt kann mehrere Monate oder Jahre dauern. Leistungen entstehen kontinuierlich, während Rechnungen häufig nur zu bestimmten Zeitpunkten oder nach vertraglich vereinbarten Projektphasen gestellt werden.

Typische Modelle sind beispielsweise: Akonto- oder Teilrechnungen, Meilensteinabrechnungen, periodische Rechnungen, Abrechnung nach Aufwand, Festpreisprojekte, Schlussabrechnungen oder Kombinationen verschiedener Modelle.

Gerade bei Maschinen- und Anlagenbauern oder Engineering-Unternehmen ist eine Kombination häufig sinnvoll. Beispielsweise: 20 % bei Auftragserteilung, 30 % nach Engineering-Freigabe, 30 % bei Lieferung und 20 % nach erfolgreicher Abnahme.

Währenddessen entstehen jedoch bereits Kosten für Engineering, Material, Einkauf, externe Leistungen oder Projektleitung.

Die Projektabrechnung muss deshalb wesentlich mehr beantworten als: Welche Rechnung schreiben wir heute? Entscheidend ist auch: Welche Leistungen wurden erbracht, was wurde bereits fakturiert und welche Abrechnungsstufe kommt als Nächstes?

Zahlungsplan, laufende Fakturierung und Schlussabrechnung sind drei verschiedene Aufgaben

1. Zahlungsplan: Was wurde vereinbart?

Bereits zu Projektbeginn sollte klar sein, wann welche Beträge fakturiert werden sollen. Das kann beispielsweise abhängig sein von Datum, Projektphase, Meilenstein, Lieferung, Teilabnahme, Schlussabnahme oder Leistungsfortschritt.

Der Zahlungsplan beantwortet die Frage: Wann soll welcher Teil des Auftragswerts fakturiert werden?

Gerade bei grösseren Projekten ist diese Information nicht nur für die Buchhaltung relevant. Auch Projektleitung und Geschäftsleitung benötigen Transparenz darüber, welche Zahlungen bereits erfolgt sind und welche nächsten Fakturierungsstufen vorgesehen sind.

2. Laufende Projektabrechnung: Was können wir heute fakturieren?

Während der Projektlaufzeit verändert sich die Situation laufend. Leistungen wurden erbracht, Projektphasen wurden abgeschlossen, zusätzliche Arbeiten sind entstanden, Material wurde geliefert oder ein Kunde hat einen Nachtrag freigegeben.

Jetzt muss beurteilt werden: Was davon ist fakturierbar?

Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt hierfür Projektplanungszeilen und projektbezogene Verkaufsrechnungen. Kunden können nach Projektabschluss oder zu bestimmten Intervallen gemäss Fakturierungsplan fakturiert werden. Auch einzelne Projektplanungszeilen können zur Rechnungsstellung verwendet werden.

Die laufende Projektabrechnung beantwortet: Welche vereinbarten oder erbrachten Leistungen können jetzt verrechnet werden?

3. Schlussabrechnung: Ist das Projekt kaufmännisch vollständig abgeschlossen?

Mit der letzten Rechnung ist ein Projekt nicht automatisch vollständig geprüft. Am Projektende sollte nachvollziehbar sein, was der vereinbarte Auftragswert war, welche Zusatzleistungen hinzugekommen sind, was bereits fakturiert wurde, welche Beträge noch offen sind, welche Leistungen erbracht wurden und wie hoch die tatsächlichen Kosten beziehungsweise die erzielte Marge waren.

Die Schlussabrechnung verbindet damit Projektfakturierung und Nachkalkulation. Sie beantwortet: Ist das Projekt finanziell vollständig und korrekt abgeschlossen?

Das eigentliche Problem sind häufig nicht fehlende Informationen

Die notwendigen Daten existieren in vielen Unternehmen bereits. Sie liegen nur an unterschiedlichen Orten.

Verkauf: Auftragsbestätigung. Projektleitung: Zahlungsplan in Excel. Engineering: Leistungsstand. Zeiterfassung: geleistete Stunden. Einkauf: externe Kosten. Buchhaltung: bisherige Rechnungen. Projektordner: Kundenvereinbarungen. E-Mail: zusätzliche Freigaben und Nachträge.

Damit entsteht eine Situation, die viele Projektunternehmen kennen: Alle Informationen sind vorhanden – aber niemand besitzt sofort die vollständige Sicht.

Vor jeder Rechnung beginnt deshalb ein manueller Abstimmungsprozess. Genau dort entsteht unnötiger administrativer Aufwand.

Projektabrechnung beginnt bereits bei der Projektanlage

Eine gute Projektabrechnung entsteht nicht am Ende des Projekts. Bereits bei der Anlage müssen die kaufmännischen Rahmenbedingungen korrekt definiert sein.

Dazu gehören beispielsweise Rechnungsempfänger, Lieferinformationen, Verrechnungsinformationen, Zahlungsbedingungen, Projektstruktur, fakturierbare Leistungen, Projektbudget und Zahlungsplan.

Genau hier setzt LogiProjectmanagement an. Die Logico-Extension basiert auf dem Standard-Projektmodul von Microsoft Dynamics 365 Business Central und erweitert dieses unter anderem um Projekt-Adressen, Liefer- und Verrechnungsinformationen sowie Zahlungspläne.

Damit werden Informationen, die ansonsten häufig in externen Dokumenten oder Excel-Listen geführt werden, stärker in den ERP-Prozess integriert.

LogiProjectmanagement: Zahlungspläne direkt mit dem Projekt verbinden

Ein Zahlungsplan sollte nicht einfach ein PDF im Projektordner sein. Er ist Bestandteil der kaufmännischen Projektsteuerung.

Mit LogiProjectmanagement können Zahlungspläne innerhalb des erweiterten Projektprozesses geführt werden.

Das schafft eine gemeinsame Informationsgrundlage. Die Projektleitung kennt den operativen Fortschritt. Die Administration kennt die vorgesehenen Fakturierungsstufen. Das Finanzteam sieht die tatsächlich erstellten Rechnungen. Und die Geschäftsleitung kann die wirtschaftliche Projektentwicklung besser beurteilen.

Der Prozess wird dadurch nicht zwangsläufig vollständig automatisiert. Das ist auch nicht immer sinnvoll. Bei einer Meilensteinrechnung sollte beispielsweise weiterhin geprüft werden, ob die vertraglichen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt sind.

Aber: Die benötigten Informationen müssen nicht mehr jedes Mal manuell zusammengesucht werden.

Was Microsoft Dynamics 365 Business Central bereits im Standard kann

Business Central bietet bereits eine umfassende Grundlage für Projektunternehmen. Projekte können mit Projektaufgaben und Projektplanungszeilen strukturiert werden. Ressourcen, Artikel, Kosten und Preise können Projekten zugeordnet werden. Projektbudgets lassen sich mit tatsächlichen Verbräuchen vergleichen.

Auch die Projektfakturierung gehört zum Standard. Business Central unterstützt unter anderem Projektverkaufsrechnungen, Fakturierung von Projektplanungszeilen, Rechnungen für einzelne Projektaufgaben, Fakturierung nach Abschluss sowie Fakturierung zu vorgesehenen Intervallen.

Damit besitzt Business Central bereits eine starke Basis für Projektabrechnung.

Fakturierbare Projektleistungen gezielt steuern

Eine wichtige Unterscheidung besteht zwischen: Was wurde geplant beziehungsweise verbraucht? Und: Was darf dem Kunden verrechnet werden?

Gerade bei Festpreisprojekten sind diese beiden Werte nicht identisch. Ein Konstrukteur kann beispielsweise zusätzliche zehn Stunden arbeiten. Diese Stunden erhöhen möglicherweise die internen Projektkosten. Sie sind jedoch nicht automatisch zusätzlich fakturierbar.

Umgekehrt kann ein vertraglicher Meilenstein fakturiert werden, obwohl die Rechnung nicht exakt den bis dahin angefallenen Stunden entspricht.

Deshalb benötigt ein professionelles Projektgeschäft sowohl eine Kostenperspektive als auch eine Fakturierungsperspektive.

Beispiel aus einem Engineering-Projekt

Nehmen wir ein Engineering-Unternehmen mit einem Projektvolumen von CHF 400’000.

Der Zahlungsplan sieht folgendermassen aus: 20 % Projektstart = CHF 80’000, 30 % Abschluss Vorprojekt = CHF 120’000, 30 % Abschluss Ausführungsplanung = CHF 120’000 und 20 % Projektabschluss = CHF 80’000.

Die Zahlen dienen lediglich als vereinfachtes Beispiel.

Nach einigen Monaten ist das Vorprojekt abgeschlossen. Die Projektleitung betrachtet das Projekt operativ bereits als weit fortgeschritten.

Ohne zentrale Zahlungsplanung müsste sie nun aktiv die Administration informieren: Wir können die zweite Tranche fakturieren.

Ist die Information nicht vorhanden oder geht im Tagesgeschäft unter, wird die Rechnung möglicherweise später gestellt. Bei CHF 120’000 können bereits wenige Wochen Verzögerung für die Liquiditätsplanung relevant sein.

Genau deshalb sollte der Zahlungsplan nicht von Erinnerungen einzelner Mitarbeitender abhängig sein.

Die wichtigste Information ist nicht nur «bereits fakturiert»

Eine typische Kennzahl lautet: Bisher fakturiert: CHF 200’000. Diese Information ist wichtig. Alleine reicht sie jedoch nicht.

Angenommen: Projektwert CHF 800’000, bisher fakturiert CHF 320’000. Das bedeutet: 40 % fakturiert.

Aber ist das gut oder schlecht? Die Antwort hängt vom Projektfortschritt und vom vereinbarten Zahlungsplan ab.

Wenn das Projekt ebenfalls zu rund 40 % abgeschlossen ist, könnte alles planmässig verlaufen. Wenn das Projekt bereits zu 75 % abgeschlossen ist, sollte genauer geprüft werden, warum erst 40 % fakturiert wurden.

Deshalb sollten mindestens drei Perspektiven verbunden werden: Projektfortschritt → vereinbarter Zahlungsplan → tatsächlicher Fakturierungsstand.

Erst daraus entsteht eine relevante Managementinformation.

Von der Rechnungshistorie zur Fakturierungsplanung

Eine klassische Rechnungsliste schaut zurück. Sie beantwortet: Was haben wir bereits fakturiert?

Für die Projektleitung ist jedoch eine zweite Frage mindestens genauso wichtig: Was können oder müssen wir als Nächstes fakturieren?

Ein guter Prozess ermöglicht beispielsweise Aussagen dazu, welche Projekte demnächst eine Fakturierungsstufe besitzen, welche Meilensteine bereits erreicht wurden, welche Rechnungen noch nicht erstellt wurden, welche Projekte einen hohen Leistungsfortschritt bei tiefem Fakturierungsgrad aufweisen und welche Schlussrechnungen noch ausstehen.

Damit wird Projektfakturierung planbarer.

Projektbezogene Verrechnungsinformationen vermeiden Rückfragen

Gerade bei grösseren Kundenorganisationen kann ein Projekt andere Rechnungsinformationen benötigen als der normale Kundenstamm erwarten lässt. Der Auftraggeber ist beispielsweise Gesellschaft A, die Rechnung muss jedoch an Gesellschaft B oder eine zentrale Kreditorenstelle gehen. Für ein bestimmtes Projekt gilt eine spezielle Referenz. Die Lieferung erfolgt an einen anderen Standort.

Solche Informationen werden in der Praxis häufig über Freitext, Projektordner oder E-Mail weitergegeben.

LogiProjectmanagement ergänzt deshalb Projekt-Adressen sowie Liefer- und Verrechnungsinformationen. Damit können projektspezifische kaufmännische Informationen strukturiert im Projektprozess geführt werden.

Verkauf, Projekt und Einkauf müssen zusammen betrachtet werden

Ein Projekt besteht nicht nur aus Stunden und Rechnungen. Gerade im Maschinen- und Anlagenbau oder bei technischen Projekten entstehen auch Materialbeschaffungen, Fremdleistungen, externe Spezialisten, projektbezogene Lieferungen, Nachträge und zusätzliche Kundenbestellungen.

LogiProjectmanagement beschränkt sich deshalb nicht ausschliesslich auf das Projektmodul. Gemäss Logico-Dokumentation nimmt die Extension auch Anpassungen und Erweiterungen in Verkauf und Einkauf vor.

Das ist entscheidend. Denn eine gute Projektsteuerung verbindet Kundenauftrag → Projekt → Einkauf und Leistungen → Projektkosten → Zahlungsplan → Fakturierung → Ertragskontrolle.

So bleibt der kaufmännische Zusammenhang über den gesamten Projektverlauf erhalten.

WIP: Wenn Kosten und Fakturierung zeitlich auseinanderliegen

Bei länger laufenden Projekten entsteht eine weitere Herausforderung. Kosten werden häufig bereits verbucht, während die dazugehörigen Erlöse erst später fakturiert werden.

Business Central unterstützt dafür Work in Process (WIP). Mit WIP lässt sich der finanzielle Wert laufender Projekte in der Finanzbuchhaltung berücksichtigen. Microsoft unterstützt hierfür verschiedene Standardmethoden.

Welche WIP-Methode für ein Schweizer Unternehmen bilanziell und steuerlich geeignet ist, muss mit den zuständigen Finanz- beziehungsweise Treuhandverantwortlichen abgestimmt werden. Die ERP-Lösung unterstützt den Prozess – sie ersetzt keine buchhalterische Beurteilung.

Die Projektabrechnung darf nicht das Ende des Prozesses sein

Die letzte Rechnung wird erstellt. Das Projekt wird geschlossen. Und dann? Genau hier sollte die Verbindung zur Nachkalkulation entstehen.

Denn die Abrechnung beantwortet: Was wurde dem Kunden verrechnet? Die Nachkalkulation beantwortet: Was hat uns das Projekt tatsächlich gekostet?

Erst zusammen entsteht die vollständige wirtschaftliche Sicht. Dazu gehören Fragen wie: Waren die Engineeringstunden realistisch kalkuliert? Wurden alle Zusatzleistungen fakturiert? Welche Leistungen wurden nicht verrechnet? Wie entwickelte sich die tatsächliche Marge? Waren die Zahlungsstufen sinnvoll gewählt?

So entsteht ein Kreislauf: Offerte → Projekt → Leistung → Fakturierung → Nachkalkulation → bessere nächste Offerte.

Was Business Central und LogiProjectmanagement übernehmen

Business Central Standard: Projekte und Projektaufgaben, Projektplanungszeilen, Ressourcen und Projektkosten, Projektbudgets, fakturierbare Projektleistungen, Projektverkaufsrechnungen, Fakturierung nach Intervallen sowie WIP.

LogiProjectmanagement: erweiterte Projektlogik, Zahlungspläne, zusätzliche Projekt-Adressen, projektspezifische Liefer- und Verrechnungsinformationen, Budget und Prognose im erweiterten Projektprozess, erweiterte Projektpostengenerierung, Ertrags- und Kostenkontrolle über Projektschema beziehungsweise Projektkalkulation sowie projektspezifische Erweiterungen in Verkauf und Einkauf.

Die konkrete Abdeckung hängt immer von Prozess, Konfiguration und eingesetzter Version ab. Deshalb gilt auch hier: Standard zuerst prüfen – Erweiterung dort einsetzen, wo sie einen echten Prozessnutzen schafft.

Selbstcheck: Wie gut funktioniert Ihre Projektabrechnung heute?

Beantworten Sie diese Fragen mit Ja, Teilweise oder Nein:

Was	Ja	Nein
Sind Zahlungspläne zentral beim Projekt verfügbar?
Wissen Projektleiter, welche Fakturierungsstufe als Nächstes ansteht?
Sieht die Administration ohne Rückfrage, welcher Betrag fakturiert werden soll?
Können bereits fakturierte Beträge direkt dem Projekt zugeordnet werden?
Sind projektspezifische Rechnungsinformationen zentral hinterlegt?
Werden Zusatzleistungen und Nachträge konsequent kaufmännisch bewertet?
Sind Projektleistungen eindeutig als fakturierbar oder nicht fakturierbar erkennbar?
Lassen sich Projektfortschritt und Fakturierungsstand miteinander vergleichen?
Sind Einkauf, Leistungen und Projektkosten mit dem Projekt verbunden?
Ist die Schlussrechnung ohne umfangreiche manuelle Abstimmung möglich?
Können offene Fakturierungsstufen über mehrere Projekte hinweg erkannt werden?
Benötigen Sie keine separate Excel-Liste zur Steuerung Ihrer Projektabrechnung?

9–12 Mal Ja

Ihre Projektabrechnung besitzt bereits eine gute digitale Grundlage. Potenzial besteht insbesondere bei Transparenz, Automatisierung und Managementauswertungen.

5–8 Mal Ja

Die wesentlichen Prozesse sind vorhanden, aber einzelne Medienbrüche zwischen Projektleitung, Administration und Finanzen verursachen wahrscheinlich noch unnötigen Aufwand.

0–4 Mal Ja

Ihre Projektabrechnung ist stark von Excel, E-Mail und Einzelwissen abhängig. Eine strukturierte Prozessanalyse ist sinnvoll.

Wie Logico Projektabrechnung angeht

Eine gute Projektabrechnung beginnt für uns nicht mit einer Verkaufsrechnung. Sie beginnt mit der Frage: Welche Informationen benötigen Projektleitung und Administration, damit Leistungen zum richtigen Zeitpunkt korrekt verrechnet werden können?

Als Schweizer Spezialist für Microsoft Dynamics 365 Business Central für technisch und prozessorientierte Unternehmen verbindet die Logico Solutions AG Projekt-, Verkaufs-, Einkaufs- und Finanzprozesse auf einer gemeinsamen ERP-Plattform.

Dabei betrachten wir den gesamten Zusammenhang:

Offerte → Kundenauftrag → Projekt → Budget und Projektstruktur → Leistungserfassung → Projektfortschritt → Zahlungsplan → Fakturierung → Kosten- und Ertragskontrolle → Nachkalkulation.

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und LogiProjectmanagement entsteht eine zentrale Datenbasis für Projektleitung, Administration und Geschäftsleitung.

Unser Ansatz: Standard nutzen, wo der Standard passt. Gezielt erweitern, wo ein klarer Prozessnutzen entsteht.

So wird Projektabrechnung nicht zu einer monatlichen Suche nach offenen Rechnungen. Sie wird Bestandteil einer laufenden Projektsteuerung.

Wir machen komplexe Geschäftsprozesse einfach steuerbar.

FAQ zur Projektabrechnung und zu Zahlungsplänen

Kann Business Central Projekte fakturieren?

Ja. Business Central unterstützt projektbezogene Verkaufsrechnungen. Dabei können Projekte, Projektaufgaben und fakturierbare Projektplanungszeilen für die Rechnungsstellung verwendet werden. Microsoft unterstützt sowohl die Fakturierung nach Abschluss als auch die Abrechnung zu bestimmten Intervallen.

Was ist ein Zahlungsplan bei einem Projekt?

Ein Zahlungsplan definiert, wann beziehungsweise unter welchen vereinbarten Voraussetzungen bestimmte Projektbeträge fakturiert werden sollen. Das können beispielsweise Termine, Projektphasen oder Meilensteine sein.

Unterstützt LogiProjectmanagement Zahlungspläne?

Ja. Zahlungspläne gehören gemäss Logico-Dokumentation zu den Kernfunktionen von LogiProjectmanagement.

Welche zusätzlichen Projektdaten bietet LogiProjectmanagement?

LogiProjectmanagement ergänzt unter anderem Projekt-Adressen, Liefer- und Verrechnungsinformationen, Zahlungspläne, Budget, Prognose sowie Ertrags- und Kostenkontrolle.

Ist jede erfasste Projektstunde automatisch fakturierbar?

Nein. Tatsächlicher Aufwand und fakturierbare Leistung sind zwei unterschiedliche Betrachtungen. Gerade bei Festpreisprojekten können zusätzliche interne Aufwände entstehen, ohne dass diese automatisch zusätzlich verrechnet werden können.

Unterstützt Business Central WIP für laufende Projekte?

Ja. Business Central verfügt über verschiedene WIP-Methoden zur finanziellen Bewertung laufender Projekte.

Ist LogiProjectmanagement eine separate Projektsoftware?

Nein. LogiProjectmanagement basiert auf dem Standard-Projektmodul von Microsoft Dynamics 365 Business Central und erweitert dieses gezielt um zusätzliche Funktionen und Prozesse.

Werden Ihre Projekte zum richtigen Zeitpunkt fakturiert?

Wenn die nächste Rechnung davon abhängt, dass ein Projektleiter eine E-Mail schreibt oder jemand eine Excel-Liste kontrolliert, besteht Optimierungspotenzial.

Gemeinsam analysieren wir, wie Projektstruktur, Zahlungspläne, Leistungen, Fakturierung und finanzielle Projektsteuerung heute zusammenspielen.

Dabei prüfen wir:

• Welche Informationen werden heute mehrfach gepflegt?

• Wo entstehen Rückfragen zwischen Projektleitung und Administration?

• Wie werden Zahlungspläne heute überwacht?

• Sind Projektfortschritt und Fakturierungsstand transparent?

• Was kann Microsoft Dynamics 365 Business Central bereits im Standard abbilden?

• Wo schafft LogiProjectmanagement zusätzlichen Nutzen?

• Projektabrechnung analysieren lassen

• LogiProjectmanagement kennenlernen

Weiterführende Informationen

LogiProjectmanagement Dokumentation: https://docs.logico.ch/de-CH/project/Erste-Schritte/Ueberblick.html

ERP für Maschinen- und Anlagenbau: https://www.logico.ch/erp-loesung/maschinen-anlagenbau

Bereits erschienen: Projektkalkulation im Maschinenbau – https://www.logico.ch/post/projektkalkulation-nachkalkulation-maschinenbau