Projektkalkulation im Maschinenbau: Marge steuern statt erst nach Projektende erklären
Das Projekt wurde mit 1’200 Engineeringstunden kalkuliert. Nach drei Monaten sind bereits 850 Stunden rapportiert. Gleichzeitig sind zusätzliche Konstruktionsänderungen entstanden, einzelne Komponenten wurden teurer eingekauft und für einen Fertigungsschritt musste kurzfristig ein externer Spezialist beigezogen werden.
Der Liefertermin scheint weiterhin erreichbar. Aber eine entscheidende Frage bleibt offen: Ist das Projekt wirtschaftlich noch dort, wo es bei der Offerte geplant war?
Genau an diesem Punkt zeigt sich die Qualität einer Projektkalkulation im Maschinen- und Anlagenbau. Entscheidend ist nicht nur, vor Projektbeginn eine möglichst genaue Kalkulation zu erstellen. Unternehmen müssen während der gesamten Projektlaufzeit erkennen können, wie sich geplante und tatsächliche Kosten entwickeln.
Microsoft Dynamics 365 Business Central schafft dafür eine zentrale ERP-Grundlage. Projekte, Budgets, Ressourcen, Material, Beschaffung und Finanzdaten lassen sich miteinander verbinden. Mit LogiProject ergänzt Logico diese Basis um eine integrierte Projekt- und Leistungserfassung, damit Projektstunden, Leistungen und Rapporte direkt auf Projekte und Aufträge gelangen und für Projektcontrolling und Nachkalkulation genutzt werden können.
Die Marge soll nicht erst nach Projektabschluss bekannt sein.
Warum Projektkalkulation im Maschinenbau besonders anspruchsvoll ist
Ein Maschinen- oder Anlagenprojekt lässt sich nur selten mit einem einfachen Verkaufspreis minus Materialkosten beurteilen. Die tatsächlichen Projektkosten entstehen über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg.
Engineering und Konstruktion
Projektleitung
Material und Komponenten
Einkauf
interne Fertigung
Maschinenstunden
Fremdfertigung
externe Dienstleistungen
Montage und Inbetriebnahme
Reisen und Spesen
Änderungen während des Projekts
zusätzliche Kundenanforderungen und Nacharbeiten
Hinzu kommt: Die Kosten entstehen nicht gleichzeitig. Engineeringstunden fallen möglicherweise Monate vor der Produktion an. Material wird früh bestellt. Montage und Inbetriebnahme erfolgen erst wesentlich später. Fremdrechnungen treffen teilweise zeitversetzt ein.
Eine statische Excel-Kalkulation kann deshalb den Ausgangspunkt eines Projekts darstellen. Sie beantwortet jedoch nur unzureichend die Frage, wie sich das Projekt heute wirtschaftlich entwickelt.
Vorkalkulation, laufende Kalkulation und Nachkalkulation sind drei verschiedene Aufgaben
1. Vorkalkulation: Was erwarten wir?
Vor Projektstart entsteht die wirtschaftliche Grundlage. Je nach Unternehmen werden Engineeringstunden, Projektleitungsstunden, Fertigungsstunden, Materialkosten, Fremdleistungen, Montage, Reisen, Zuschläge, Risikopositionen und Verkaufspreis geplant. Aus diesen Annahmen entsteht die geplante Marge.
Die Vorkalkulation beantwortet die Frage: Was sollte das Projekt kosten?
2. Laufende Projektkalkulation: Wo stehen wir heute?
Während das Projekt läuft, müssen Planung und tatsächliche Belastungen laufend miteinander verglichen werden. Die reine Information, wie viele Stunden oder wie viel Material bereits verbraucht wurden, reicht nicht. Entscheidend ist die Kombination aus Budgetverbrauch, Projektfortschritt und erwartetem Restaufwand.
Wie viel Budget wurde bereits verbraucht – und wie viel Leistung wurde dafür tatsächlich erbracht?
3. Nachkalkulation: Was hat das Projekt tatsächlich gekostet?
Nach Abschluss werden Plan- und Ist-Werte endgültig gegenübergestellt. Eine gute Nachkalkulation zeigt jedoch nicht nur die Abweichung, sondern auch deren Ursache. Genau diese Erkenntnisse müssen in die nächste Offerte einfliessen.
Das eigentliche Problem sind häufig nicht fehlende Daten
Viele Unternehmen besitzen die notwendigen Informationen bereits. Sie befinden sich nur an unterschiedlichen Orten: Verkauf in Excel, Engineering in einer Zeiterfassung, Einkauf im ERP, Produktion in Fertigungsaufträgen, Projektleitung in eigenen Listen, Montage in Rapporten und Finanzen in Kreditorenrechnungen.
Das Ergebnis ist paradox: Das Unternehmen besitzt sehr viele Daten – und trotzdem kann niemand die aktuelle Projektmarge zuverlässig beantworten. Der Grund ist der fehlende Zusammenhang.
Projektcontrolling beginnt bei der Datenerfassung
Eine Nachkalkulation ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie entsteht. Besonders kritisch sind Projektstunden. Wenn Konstrukteure, Projektleiter oder Monteure ihre Leistungen nicht konsequent dem richtigen Projekt oder Arbeitspaket zuordnen, entsteht bereits an der Datenquelle eine Lücke.
LogiProject: Projektleistungen dort erfassen, wo sie entstehen
Mit LogiProject erfassen Mitarbeitende Projektstunden, Leistungen und Rapporte direkt auf Projekte und Aufträge. Projektleiter erhalten damit eine aktuelle Datengrundlage für Budgets, Aufwände, Projektcontrolling, Nachkalkulation und Projektabrechnung.
Damit wird die Leistungserfassung nicht zu einem isolierten HR-Prozess, sondern zu einem Bestandteil des Projektcontrollings.
Was Microsoft Dynamics 365 Business Central bereits im Standard kann
Business Central verfügt über umfangreiche Funktionen für projektorientierte Unternehmen. Projekte lassen sich strukturieren, Projektaufgaben und Planungszeilen definieren und Ressourcen planen. Geplante Mengen und Kosten können als Projektbudget geführt werden. Tatsächliche Verbräuche für Ressourcen, Artikel und weitere Aufwendungen lassen sich den budgetierten Werten gegenüberstellen.
Projektstunden und Ressourcen
Mitarbeiter und Maschinen können in Business Central als Ressourcen geführt werden. Für Ressourcen lassen sich Kosten und Preise definieren. Business Central unterstützt zudem Timesheets, über die Mitarbeiter- oder Maschinenzeiten erfasst und Projekten zugeordnet werden können.
Für einen Maschinenbauer bedeutet das beispielsweise: Ein Konstrukteur rapportiert seine Arbeitszeit auf ein Engineering-Arbeitspaket. Diese Belastung wird dem entsprechenden Projekt zugeordnet und fliesst in die tatsächlichen Projektkosten ein.
Budget und Ist-Kosten miteinander vergleichen
Der entscheidende Schritt besteht darin, aus den erfassten Daten steuerungsrelevante Informationen zu machen. Business Central stellt Projektinformationen und Auswertungen für Soll-Ist-Vergleiche bereit. Ergänzend kann Power BI eingesetzt werden, um mehrere Projekte, Budgetkosten, tatsächliche Kosten, Abweichungen und Managementkennzahlen übersichtlich auszuwerten.
Eine Software kann eine Abweichung darstellen. Warum die Abweichung entstanden ist und welche Massnahme notwendig wird, bleibt jedoch eine Führungsaufgabe.
Praxisbeispiel: Wenn das Engineeringbudget schneller sinkt als der Projektfortschritt steigt
Nehmen wir ein Unternehmen, das eine kundenspezifische Produktionsanlage entwickelt. Die ursprüngliche Kalkulation sieht 1’000 Stunden Konstruktion, 300 Stunden Projektleitung, CHF 450’000 Material, CHF 90’000 Fremdleistungen sowie 500 Stunden Montage und Inbetriebnahme vor. Diese Zahlen dienen ausschliesslich als vereinfachtes Rechenbeispiel und stellen kein Logico-Kundenprojekt dar.
Nach mehreren Monaten zeigt das ERP, dass Engineering bereits 85 Prozent seines Stundenbudgets verbraucht hat, die Konstruktion aber erst zu rund zwei Dritteln abgeschlossen ist. Gleichzeitig liegen die Materialkosten noch innerhalb des Budgets.
Damit entsteht eine wichtige Erkenntnis: Das aktuelle Projektrisiko liegt nicht im Einkauf, sondern im Engineering.
Sind zusätzliche Kundenanforderungen entstanden?
Wurden Änderungen dokumentiert?
Können Mehrleistungen verrechnet werden?
Ist die Restaufwandschätzung noch realistisch?
Müssen Aufgaben anders priorisiert werden?
Wird zusätzliche Kapazität benötigt?
Muss die Projektprognose angepasst werden?
Genau das unterscheidet Projektcontrolling von einer reinen Nachkalkulation.
Die wichtigste Kennzahl ist nicht nur der Budgetverbrauch
70 Prozent verbrauchtes Stundenbudget ist allein kaum aussagekräftig. Wenn das Projekt bereits zu 80 Prozent abgeschlossen ist, kann die Entwicklung positiv sein. Wenn der entsprechende Projektabschnitt erst zu 45 Prozent abgeschlossen ist, besteht möglicherweise Handlungsbedarf.
Deshalb sollte Projektcontrolling mindestens drei Grössen verbinden: Budget, Ist-Aufwand und Restaufwand beziehungsweise Projektfortschritt.
Vom Rückspiegel zur Projektprognose
Eine klassische Nachkalkulation blickt zurück. Für die Geschäftsleitung ist jedoch eine andere Frage wesentlich interessanter: Wo wird das Projekt voraussichtlich landen?
Bisherige Ist-Kosten + erwartete Restkosten = erwartete Projektkosten
Werden diese erwarteten Kosten mit dem geplanten Erlös verglichen, entsteht eine aktuelle Einschätzung der Projektmarge. Die Qualität dieser Prognose hängt stark davon ab, wie gut Projektstruktur, Leistungserfassung, Materialkosten und Restaufwand gepflegt werden.
Auch Einkauf und Material gehören zur Projektkalkulation
Projektkosten bestehen im Maschinenbau nicht nur aus Stunden. Material ist häufig ein wesentlicher Kostenblock. Projektbezogene Beschaffungen, Materialverbräuche und externe Dienstleistungen müssen deshalb nachvollziehbar dem richtigen Projekt zugeordnet werden können.
Damit reduziert sich die Abhängigkeit von separat gepflegten Kostenlisten und die Projektleitung erhält ein vollständigeres Bild der wirtschaftlichen Entwicklung.
Projekt-WIP: laufende Projekte auch finanziell betrachten
Lang laufende Maschinen- und Anlagenbauprojekte betreffen nicht nur das operative Projektcontrolling, sondern auch die Finanzbuchhaltung. Business Central unterstützt Work in Process (WIP) für Projekte. Welche WIP-Methode für ein Schweizer Unternehmen bilanziell und steuerlich passend ist, muss mit den zuständigen Finanz- beziehungsweise Treuhandverantwortlichen geprüft werden.
ERP-Konfiguration ersetzt keine buchhalterische oder rechtliche Beurteilung.
Nachkalkulation darf nicht das Ende des Prozesses sein
Die grösste Wirkung entsteht, wenn die Erkenntnisse abgeschlossener Projekte in zukünftige Kalkulationen einfliessen.
Welche Projektarten benötigen regelmässig mehr Konstruktionsstunden?
Welche Anlagen erzeugen besonders hohen Montageaufwand?
Welche Fremdleistungen werden regelmässig zu tief kalkuliert?
Bei welchen Baugruppen entstehen systematische Preisabweichungen?
Welche Kundenänderungen führen häufig zu ungeplanten Mehrleistungen?
Damit wird aus abgeschlossenen Projekten eine bessere Datengrundlage für zukünftige Angebote und Projektbudgets.
Selbstcheck: Wie gut ist Ihre Projektkalkulation heute?
Sind Projektbudgets zentral im ERP hinterlegt?
Werden Engineering- und Projektleitungsstunden konsequent dem richtigen Projekt zugeordnet?
Fliessen Materialkosten und Fremdleistungen in die Projektbetrachtung ein?
Kann die Projektleitung Budget und Ist-Kosten jederzeit vergleichen?
Kennen Sie den erwarteten Restaufwand laufender Projekte?
Können Sie die voraussichtliche Projektmarge während der Laufzeit beurteilen?
Werden Änderungen und zusätzliche Kundenanforderungen wirtschaftlich bewertet?
Fliessen Erkenntnisse aus Nachkalkulationen in neue Offerten ein?
Muss niemand mehrere Excel-Dateien zusammenführen, um den Projektstatus zu ermitteln?
Je mehr Fragen Sie mit Nein oder nur teilweise beantworten, desto grösser ist das Potenzial für eine durchgängige Projekt- und ERP-Struktur.
Projektkalkulation im Maschinen- und Anlagenbau mit Logico
Eine gute Projektkalkulation beginnt nicht mit einem Dashboard. Sie beginnt mit der Frage, welche Informationen Projektleitung und Geschäftsleitung benötigen, um rechtzeitig entscheiden zu können.
Als Schweizer Spezialist für Microsoft Dynamics 365 Business Central für technisch und prozessorientierte Unternehmen verbindet die Logico Solutions AG Projekt-, Leistungs-, Finanz- und Branchenprozesse auf einer gemeinsamen ERP-Plattform.
Für Maschinen- und Anlagenbauer betrachten wir den gesamten Zusammenhang: Vertrieb, Vorkalkulation, Engineering, Projektzeiterfassung, Einkauf, Produktion, Montage, Fakturierung und Nachkalkulation.
Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central, LogiProject und passenden Erweiterungen entsteht eine zentrale Datengrundlage für Projektleitung, Controlling und Geschäftsleitung.
Standard nutzen, wo der Standard passt. Gezielt erweitern, wo ein klarer Prozessnutzen entsteht.
So wird die Projektkalkulation nicht zu einer Excel-Datei, die einmal zu Projektbeginn erstellt und nach Projektabschluss wieder geöffnet wird. Sie wird zu einem laufenden Führungsinstrument.
Wir machen komplexe Geschäftsprozesse einfach steuerbar.
FAQ zur Projektkalkulation und Nachkalkulation
Kann Business Central Projektbudgets und Ist-Kosten vergleichen?
Ja. Business Central unterstützt Projektbudgets und die Gegenüberstellung mit tatsächlichen Ressourcen-, Artikel- und weiteren projektbezogenen Verbräuchen. Für weitergehende Managementanalysen kann Power BI ergänzt werden.
Können Projektstunden direkt einem Projekt zugeordnet werden?
Ja. Business Central unterstützt Ressourcen und Timesheets für Projekte. Logico ergänzt diesen Prozess mit LogiProject für eine integrierte Projekt- und Leistungserfassung auf Projekte und Aufträge.
Was ist der Unterschied zwischen Projektkalkulation und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation definiert die erwarteten Kosten. Die laufende Projektkalkulation überwacht die wirtschaftliche Entwicklung während der Laufzeit. Die Nachkalkulation stellt nach Abschluss die geplanten und tatsächlich angefallenen Kosten gegenüber und liefert Erkenntnisse für zukünftige Projekte.
Welche Kosten sollten Maschinenbauer berücksichtigen?
Typisch sind Engineering, Projektleitung, Material, Fertigung, Fremdleistungen, Montage, Inbetriebnahme, Reisen und weitere projektbezogene Aufwendungen. Welche Kostenarten relevant sind, hängt vom Geschäftsmodell und der Projektstruktur ab.
Brauchen wir für Projektcontrolling zwingend Power BI?
Nein. Business Central bietet eigene Projektinformationen und Auswertungen. Power BI wird besonders interessant, wenn mehrere Projekte, Trends und Managementkennzahlen übergreifend analysiert werden sollen.
Wofür wird LogiProject eingesetzt?
LogiProject wird bei Logico für Projektzeiterfassung, Leistungserfassung, Projektcontrolling, Nachkalkulation und Projektabrechnung positioniert. Der konkrete Funktionsumfang und die Konfiguration werden auf den jeweiligen Unternehmensprozess abgestimmt.
Wissen Sie heute, welche Projekte Ihre Marge verdienen – und welche sie verlieren?
Wenn Projektkosten erst nach Projektabschluss vollständig sichtbar werden, ist es für Korrekturen zu spät. Gemeinsam analysieren wir, wie Ihre Vorkalkulation, Projektzeiterfassung, Kostenkontrolle und Nachkalkulation heute aufgebaut sind und welche Informationen Sie benötigen, um Projekte bereits während der Laufzeit wirtschaftlich zu steuern.
Erfahren Sie mehr über unsere ERP-Branchenlösung für Maschinen- und Anlagenbau und sprechen Sie mit uns über Ihren heutigen Projektkalkulationsprozess auf www.logico.ch.
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