Software-Demonstrationen spielen bei jedem Auswahlverfahren eine wichtige Rolle. Schließlich hat die Wahl einer falschen Lösung enorme Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und den Projekterfolg. Einmal getroffene Entscheidungen lassen sich nicht leicht rückgängig machen. Die interessante Frage ist, ob Sie diese Phase der Systemvorführungen mit der richtigen Einstellung angehen. Sind Sie wirklich gut vorbereitet? Und was genau sollen die eingeladenen Anbieter nachweisen? In diesem Post beschreiben wir drei mögliche Szenarien und ihre jeweiligen Auswirkungen.
Jede Organisation, die sich auf die Einführung eines neuen Systems vorbereitet, sollte sich diese eine Frage stellen. Wollen wir herausfinden, was diese ERP-Lösung leisten kann? Oder wollen wir verstehen, was diese Lösung für unsere Organisation leisten kann? Leider lassen sich die meisten Unternehmen dazu verleiten, an Software-Demonstrationen teilzunehmen, ohne schon einmal eine Antwort auf diese wichtige Frage zu haben! Auf diese Weise setzen sie ihr Projekt einem großen Risiko aus - lange vor dem Beginn der Einführung.
Hier drei Szenarien für die Teilnahme an Systemvorführungen mit Ihrem Team:
1) Wir lassen uns einfach die Software zeigen!
In diesem Szenario fordern Sie den Anbieter lediglich dazu auf, die Möglichkeiten seiner Lösung in allgemeiner Form darzustellen. Auf Grundlage von Standard-Demo-Daten und Demo-Beispielen. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie lediglich verstehen wollen, was mit den heutigen ERP-Lösungen möglich ist. Sie können damit aber kaum beurteilen, ob die Lösung in Ihre Organisation passt. Und ob sie Ihre Probleme lösen kann.
2) Wie passt das zu unserer heutigen Arbeit?
Dieses Szenario erfordert mehr Vorbereitung - für Sie und für den Anbieter. Sie müssen ihm erklären, wie Sie heute arbeiten, wie Ihre Geschäftsprozesse aussehen und welche Berichte Sie verwenden. Der Anbieter muss dann seine Demonstrationsumgebung auf der Grundlage dieser Angaben vorbereiten. Dazu gehört auch die Erstellung von Daten, Prozessen und Beispielen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Dieses Szenario wird Ihnen weitere Einblicke darüber vermitteln, wie gut das System in Ihr Unternehmen und Ihre Organisationsstruktur passt. Die Vorführung basiert also darauf, wie wir heute arbeiten.
3) Wie sieht unsere zukünftige Unternehmens- und Arbeitsumgebung aus?
Diese letzte Option erfordert von beiden Parteien den höchsten Aufwand bei der Vorbereitung. Hier geht es um die künftigen Prozesse, die Sie intern definiert haben, bevor der Auswahlprozess überhaupt beginnt. Diese Vorgehensweise erfordert einen rechtzeitigen Start unter Einbeziehung aller Abteilungen. Die Herausforderung besteht darin, sich (auf hohem Niveau) darauf zu einigen, wie Sie in naher Zukunft arbeiten wollen. Sie müssen sich Gedanken über die Verbesserung der internen Zusammenarbeit, die Standardisierung von Geschäftsprozessen und veränderte Geschäftsmodelle machen. Mit dieses Szenario sehen Sie nicht nur, welche Lösung sich am besten eignet ist. Es zeigt aber auch, welcher Implementierungspartner in der Lage ist, Ihr Unternehmen zu verstehen und Sie in den kommenden Jahren proaktiv zu unterstützen.
Vergewissern Sie sich vor der Teilnahme an Software-Demonstrationen, dass alle Beteiligten diese Optionen verstehen und dass Sie sich auf ein Szenario einigen. Damit verbessern sich Ihren Chancen, das Sie die beste Lösung und den richtigen Implementierungspartner auswählen!