Transparenz statt Bauchgefühl: Microsoft Dynamics 365 Business Central als Schlüssel im Projektgeschäft

In vielen projektorientierten Schweizer Unternehmen – ob im Maschinenbau, Engineering oder Anlagenbau – werden Projekte nach wie vor mit Excel-Listen, einzelnen Tools und Bauchgefühl gesteuert. Das führt oft zu unklaren Zuständigkeiten, ungenauen Kalkulationen und am Ende zu überzogenen Budgets und verpassten Terminen. Doch gerade in Zeiten von steigenden Kundenanforderungen, Fachkräftemangel und hohem Wettbewerbsdruck braucht es mehr als nur Improvisation: Es braucht Transparenz. Echtzeit. Effizienz.

Die Antwort auf diese Herausforderung heisst: Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Warum ERP im Projektgeschäft eine besondere Rolle spielt

Im Unterschied zu klassischen Serienfertigern oder Handelsunternehmen sind projektorientierte Firmen in der Schweiz mit ganz eigenen Herausforderungen konfrontiert:

• Projekte sind oft einmalig, komplex und stark kundenindividuell

• Mehrere Abteilungen (Verkauf, Technik, Einkauf, Produktion, Service) arbeiten gleichzeitig an einem Projekt

• Kosten und Zeitpläne sind schwer planbar

• Die Kalkulation erfolgt auf vielen Ebenen – oft ohne Echtzeitabgleich

• Manuelle Nachverfolgung von Leistungen, Aufwänden, Materialien und Terminen

Diese Besonderheiten machen eine klare Prozesssteuerung und zentrale Datentransparenz umso wichtiger. Nur so lassen sich Projekte wirtschaftlich, termingerecht und kundenorientiert umsetzen. Ohne eine integrierte Lösung steigt das Risiko, dass Fehler sich potenzieren, Verantwortlichkeiten unklar bleiben und Chancen ungenutzt verstreichen.

Was Microsoft Dynamics 365 Business Central für das Projektgeschäft leistet

1. Projekte zentral planen, steuern und überwachen

Alle projektrelevanten Informationen – von der Offerte über die Budgetierung, Ressourcenplanung, Zeit- und Leistungserfassung bis hin zur Abrechnung – fliessen in einem System zusammen.

Das bedeutet: Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Daten, in Echtzeit. Keine Datensilos mehr, keine Doppelspurigkeiten. Die zentrale Plattform schafft Vertrauen, Transparenz und Planungssicherheit. Durch die integrierte Projektstruktur lassen sich Verantwortlichkeiten klar definieren und Aufgaben gezielt zuweisen.

2. Ressourcen clever einsetzen

Ob interne Mitarbeiter, externe Dienstleister oder Maschinen: Business Central ermöglicht eine feingranulare Ressourcenplanung, abgestimmt auf Verfügbarkeiten, Kapazitäten und Projektbedarf.

So lassen sich Überlastungen vermeiden und Projekte effizienter umsetzen. Die Projektleitung kann flexibel auf Engpässe reagieren und Reserven besser einplanen. Zudem unterstützt Business Central eine langfristige Auslastungsplanung, die besonders für strategisch orientierte Unternehmen essenziell ist.

3. Kosten in Echtzeit überwachen

Im Projektgeschäft zählt jeder Franken. Mit Business Central lassen sich alle Kostenarten transparent überwachen: Materialkosten, Fremdleistungen, Arbeitszeiten, interne Verrechnungen – stets im Vergleich zur Budgetplanung.

Abweichungen werden sofort sichtbar – nicht erst am Ende des Projekts. Dies ermöglicht frühzeitiges Eingreifen, verhindert Budgetüberschreitungen und schafft eine solide Basis für künftige Angebotskalkulationen. Zudem können Unternehmen durch intelligente Reports Margenpotenziale erkennen und gezielt optimieren.

4. Leistungen und Aufwände erfassen – einfach und mobil

Zeit- und Leistungserfassungen erfolgen direkt im System – auf Wunsch auch mobil. Mitarbeitende dokumentieren ihre Tätigkeiten tagesaktuell. Das reduziert Rückfragen und ermöglicht eine lückenlose Projektverfolgung.

Die mobile Erfassung bringt besonders im Aussendienst, auf Baustellen oder bei Kundenprojekten Vorteile. Mitarbeitende können ortsunabhängig erfassen, was geleistet wurde – ohne Medienbrüche oder doppelte Arbeitsschritte.

5. Automatisierte Abrechnung und Nachkalkulation

Sobald Leistungen erbracht wurden, können sie automatisiert abgerechnet werden – ob nach Aufwand, Pauschale oder Meilenstein. Gleichzeitig ermöglicht Business Central eine präzise Nachkalkulation für Folgeprojekte.

Diese Funktion schafft Transparenz in der Projektabrechnung und minimiert den administrativen Aufwand. Für Unternehmen bedeutet das: schnellere Rechnungsstellung, bessere Liquiditätsplanung und fundierte Basisdaten für die Angebotsoptimierung.

6. Integration in bestehende IT-Landschaften

Ein grosser Vorteil von Microsoft Dynamics 365 Business Central liegt in der nahtlosen Integration mit Microsoft 365, Power Platform und Drittanwendungen. So lassen sich bestehende Tools wie CAD-Systeme, Dokumentenmanagement oder Zeiterfassung problemlos anbinden.

Daten müssen nicht mehr doppelt gepflegt werden. Durch Workflows und Automatisierungen lassen sich viele Prozesse effizienter gestalten – vom Onboarding neuer Projekte bis zur Archivierung.

7. Reporting, BI und Forecasting

Mit der Anbindung an Microsoft Power BI lassen sich Projekte bis ins kleinste Detail analysieren. Ob Cashflow, Deckungsbeiträge, Auslastung oder Terminentwicklung – Business Central liefert fundierte Entscheidungsgrundlagen.

Forecasts lassen sich aus historischen Projektdaten ableiten und helfen, Ressourcen langfristig besser einzuplanen. Auch Szenarien für neue Geschäftsmodelle oder alternative Kalkulationsvarianten sind möglich.

Vorteile für Schweizer Unternehmen im Projektgeschäft

Mehr Transparenz

Entscheidungsträger erhalten jederzeit eine aktuelle Übersicht über alle laufenden Projekte, deren Status, Risiken und Finanzen.

Weniger Administrationsaufwand

Durch Automatisierung und zentrale Datenhaltung entfallen manuelle Zwischenschritte – Ressourcen werden besser genutzt.

Höhere Kundenzufriedenheit

Bessere Planbarkeit, realistische Termine und schnellere Reaktion auf Änderungen schaffen Vertrauen.

Fundierte Entscheidungen

Echtzeit-Daten statt Bauchgefühl: Mit Business Central lassen sich Investitionen, Personaleinsatz und Projektverläufe auf Basis verlässlicher Zahlen steuern.

Flexibilität für individuelle Prozesse

Business Central ist modular und erweiterbar – ideal für Unternehmen, die nicht von der Stange arbeiten, sondern mit individuellen Anforderungen.

Zukunftssicherheit

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central entscheiden sich Unternehmen für eine moderne, skalierbare Lösung mit laufender Weiterentwicklung. So bleibt die IT-Landschaft auch in Zukunft aktuell und sicher.

Praxisbeispiel: Ein Schweizer Engineering-Unternehmen digitalisiert sein Projektgeschäft

Ein mittelgrosses Engineering-Unternehmen in der Ostschweiz plante die Einführung eines ERP-Systems. Zuvor arbeiteten die Teams mit Excel, Outlook, separater Zeiterfassung und einer Buchhaltungssoftware. Die Folge: unübersichtliche Projekte, hoher Koordinationsaufwand und fehlende Transparenz über Deckungsbeiträge einzelner Aufträge.

Mit der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central gelang:

• Die durchgängige Abbildung aller Projektprozesse (vom Angebot bis zur Abrechnung)

• Eine einheitliche Leistungserfassung mit automatisierter Weiterverarbeitung

• Eine transparente Darstellung der Projektkosten inkl. Soll-Ist-Vergleich

• Ein klarer Überblick über den Ressourcenbedarf der kommenden Wochen

• Eine vollständig automatisierte Fakturierung auf Basis von Meilensteinen

• Die Integration eines CAD-Systems zur Verknüpfung von technischen und kaufmännischen Daten

Das Resultat: Weniger manuelle Fehler, mehr Zeit für Kundenprojekte und eine Verbesserung der Marge pro Projekt um über 12 Prozent. Gleichzeitig konnte das Unternehmen die Anzahl der Projektleiter um 20 Prozent erhöhen – ohne zusätzlichen administrativen Aufwand.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

Gerade in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten ist es entscheidend, dass Unternehmen effizient und datengestützt arbeiten. Wer heute noch auf manuelle Tools und veraltete Software setzt, verliert im Projektgeschäft den Anschluss – und damit potenzielle Gewinne.

Die Cloud-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central ist speziell auf KMU in der Schweiz ausgerichtet. Sie lässt sich modular einführen, ist skalierbar und unterstützt auch hybride Arbeitsmodelle (zum Beispiel Homeoffice, Aussendienst, internationale Projektteams).

Zusätzlich profitieren Unternehmen von regelmässigen Funktionsupdates, einer hohen Ausfallsicherheit und der Möglichkeit, neue Technologien wie KI-gestützte Auswertungen oder Prozessautomatisierungen Schritt für Schritt zu integrieren.

Fazit: Projektgeschäft neu gedacht – mit mehr Klarheit, Kontrolle und Effizienz

Wer Projekte erfolgreich steuern will, braucht heute mehr als Engagement und Erfahrung. Es braucht ein ERP-System, das Transparenz schafft, Daten vernetzt und Entscheidungen unterstützt.

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist genau diese Lösung – speziell für Schweizer Unternehmen im projektorientierten Umfeld.

Ob Sie Maschinenbauer, Ingenieurbüro, Projektentwickler oder Bauzulieferer sind: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihr Projektgeschäft digital neu aufzustellen. Gemeinsam mit einem erfahrenen Partner wie Logico Solutions AG lassen sich die Herausforderungen der Digitalisierung meistern – strukturiert, praxisnah und nachhaltig.